I processi documentali nel settore food sono importantissimi poiché permettono di conoscere le caratteristiche di un prodotto ed essere confortati circa la sua qualità. Ma quando vengono digitalizzati essi smettono di essere solo elementi funzionali e si trasformano in strumenti strategici per diventare competitivi

Il settore food è una delle grandi eccellenze del nostro Paese, riconosciuta in tutto il mondo e capace di muovere ogni anno diverse centinaia di milioni di euro in termini di investimenti e di ricavi. Spesso però la visione che si ha di questo settore è un po’ troppo semplificata. Non è, infatti, pensabile che un business di questa importanza si basi solamente sulla qualità delle materie prime e sulla formidabile capacità tipica degli italiani di lavorarle. Tutto questo c’è ed esiste, ma dietro ad un’eccellenza del genere c’è (o almeno ci dovrebbe essere) una ricerca instancabile e un continuo aggiornamento tecnologico. Del resto, la trasformazione digitale offre delle notevoli soluzioni che possono rendere i processi produttivi nel settore più efficienti, economici e rispettosi dell’ambiente.

Non solo. Tanto nel settore food quanto negli altri settori, le nuove tecnologie digitali possono migliorare anche alcune procedure interne, altrettanto importanti per il funzionamento di questo tipo di attività, come ad esempio i processi documentali che sono fondamentali nel settore food, poiché garantiscono la sicurezza e la tracciabilità di tutti i prodotti che vengono preparati e poi venduti.

 

Anche nel settore food tutto è questione di documenti

Del resto, se si pensa all’intera filiera agroalimentare italiana, è facile capire quanto sia importante gestire tutti i documenti che quotidianamente vengono prodotti da e verso i player del settore. Ogni azione che l’azienda compie, infatti, lascia dietro di sé una lunga scia di documenti che si allunga all’aumentare del numero di queste azioni.

Si pensi a tutti i rapporti con i fornitori per l’approvvigionamento di materie prime, oppure ai rapporti che intercorrono con la grande distribuzione organizzata, che devono essere corredati da un gran numero di documenti che attestino provenienza, caratteristiche e affidabilità dei prodotti. Lo stesso vale per tutti i documenti fiscali e di rendicontazione in generale, che richiedono un’organizzazione attenta, che permetta di avere tutti “i conti in ordine” e presentare la necessaria documentazione alle scadenze stabilite.

Un discorso similare poi si deve fare anche rispetto ai documenti interni ad ogni azienda, che devono essere trasmessi e gestiti tra i diversi team in modo efficiente, così da non rallentare o peggio ancora danneggiare intere linee produttive.

Ecco perché ad ogni azienda operante nel settore food serve realizzare dei processi documentali in grado di far fronte a queste sollecitazioni senza mandare in tilt l’organizzazione dell’impresa.

 

Processi documentali: cosa si intende?

Con l’espressione “processi documentali”, ci si riferisce generalmente ai workflow, ossia ai flussi di lavoro, creati all’interno di una certa azienda, che permettono di mettere in comunicazione le diverse aree organizzative, durante tutto il ciclo di vita del documento. Tali flussi di lavoro hanno il chiaro obiettivo di migliorare e ottimizzazione la collaborazione tra i vari dipartimenti aziendali e la condivisione delle informazioni, in modo veloce, sicuro e tracciabile.

A ben vedere, dunque, i processi documentali riguardano soprattutto la cosiddetta “gestione documentale” che attiene alla corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione. Del resto, che un documento nasca cartaceo o digitale poco importa, ciò che conta è che i dati che contiene siano sempre affidabili e correttamente archiviati in modo da essere facilmente reperibili. Questo è vero indipendentemente dal tipo di documenti di cui si tratta: la loro corretta e organizzata gestione è fondamentale ed è diventata un processo sempre più strategico all’interno della singola organizzazione aziendale, sia che si tratti di una piccola realtà che in caso di medie o grandi imprese. E questo è tanto più vero se si parla di aziende come quelle del settore food le quali gestiscono prodotti deperibili o le cui componenti devono poter essere verificate e tracciabili per la salute dei consumatori finali.

Tuttavia, perché la gestione documentale possa essere davvero efficiente ed efficace è necessario che la stessa diventi automatizzata, magari proprio sfruttando le nuove tecnologie rese disponibili dalla trasformazione digitale.

 

Le tante soluzioni della digitalizzazione

Esistono, infatti, soluzioni digitali particolarmente indicate per migliorare la supply-chain di un’azienda operante nel settore food, che possono essere implementate con notevoli vantaggi.

Un esempio, per intendersi, è la tecnologia Cloud, che permette al player di organizzare in maniera armonica tutti i dati aziendali, garantendo contestualmente la massima sinergia fra gestione e produzione.

Tra l’altro proprio il Cloud si presta particolarmente ad essere impiegato nell’ambito del food perché permette di intensificare lo scambio di informazioni tra i diversi segmenti della filiera sfruttando una tecnologia facilmente modulare e scalabile che dunque si adatta facilmente alle specifiche necessità produttive dell’azienda. A ciò si aggiunga che sempre il Cloud può essere la soluzione base per dare una spinta anche a tutta la componente di acquisto e di vendita, aprendo degli scenari assolutamente innovativi e inaspettati per l’intero business.

È proprio quello che è accaduto con Cloud Food, ovvero la piattaforma tecnologica italiana di recente creazione che punta a diventare un canale distributivo digitale per i prodotti alimentari made in Italy applicando al cibo e alle bevande gli stessi strumenti digitali utilizzati per la moda (ilsole24ore.it). Questo è solo uno dei casi, ma se ne possono indicare molti altri e ci si rende presto conto di quanto l’intero settore si presti, o addirittura, avrebbe largamente bisogno di implementare al suo interno diverse tipologie di soluzioni digitali.

In questo senso, parlando più specificamente di processi documentali, un altro esempio di soluzione digitale che potrebbe essere implementata grazie alla trasformazione digitale è proprio la dematerializzazione dei documenti.

 

Digitalizzare nel settore food significa anche dematerializzare i processi documentali

La dematerializzazione è “un’attività informatica applicata consistente nella realizzazione di qualsiasi documento esclusivamente – o prioritariamente – in un adeguato formato digitale, fruibile con mezzi informatici, finalizzata alla distruzione della precedente materialità cartacea degli stessi documenti”, come riportato da Wikipedia. Tale soluzione di “efficentamento” gestionale è ormai da diversi anni promossa in molti settori dell’economia e il food è appunto uno di questi.

Cominciata nell’ambito della filiera olearia, la dematerializzazione documentale è poi proseguita con il passaggio al digitale dei registri di carico e scarico per le imprese obbligate dalla normativa di settore a rendicontare: le materie prime per la produzione di sfarinati e paste alimentari destinate all’esportazione, di burro, nonché le movimentazioni di saccarosio, glucosio, isoglucosio, del latte in polvere e le movimentazioni e le elaborazioni dei prodotti vinicoli.

Al di là di questa lista, queste innovazioni permettono a tutte le aziende del comparto di realizzare dei veri e propri registri telematici con cui tracciare le informazioni obbligatorie e facoltative, riducendo tra l’altro anche il margine di errore nella compilazione manuale della contabilità.

Tra l’altro, la questione degli errori è un tema di prima importanza nel settore food visto e considerato che all’interno della distribuzione alimentare, ad esempio, si contano in media circa 1,2 errori ogni 100 voci d’ordine. A ben pensarci è un numero enorme, che rischia di incidere in maniera molto negativa sul business, anche perché proprio nel comparto food gli errori nei processi documentali possono portare a delle conseguenze particolarmente gravi. Si può andare dalla mancata – o errata – consegna dei prodotti, fino al blocco dell’intera catena di produzione, con il conseguente spreco di materie prime e l’inevitabile diminuzione del fatturato, a cui si accompagna necessariamente anche un minore margine di redditività.

Oltre a questo, l’importanza della dematerializzazione dei processi documentali è tale anche perché segna un vero e proprio cambio di passo, una trasformazione dell’approccio al business che tende a diventare sempre più consapevole dei processi, dei flussi e delle movimentazioni a livello di impresa e più capace di aggregare ed analizzare dati utili da cui ricavare indicazioni, interpretazioni e, entro certi limiti, anche previsioni circa determinate dinamiche commerciali.

 

I vantaggi dei processi documentali digitali 

In particolare nel settore food, come si può intuire dai due esempio appena fatti, digitalizzare i processi documentali è sicuramente un vantaggio. Del resto, si è già cominciato a capire che quando si parla di processi documentali nel comparto food si sta affrontando un aspetto del business che nel tempo ha assunto un peso strategico sempre più rilevante. L’industria alimentare, infatti, è estremamente competitiva e per vincere nel mercato non è sufficiente la qualità di un prodotto, ma occorrono continuità degli ordini settimanali, celerità di consegna, perfetta sinergia e comunicazione tra reparti diversi.

Questo risultato si può ottenere solo tramite la digitalizzazione dei processi documentali, dal momento che solo questo tipo di innovazione permette di ottenere determinati benefici, che sono appunto i requisiti di un’industria realmente competitiva. Alcuni di questi benefici dei processi documentali digitali sono:

  1. la riduzione dei tempi, che si ha grazie all’automazione che velocizza molti dei processi non rendendo più necessario lo svolgimento manuale di determinate operazioni, permettendo una diminuzione delle tempistiche che può superare il 50%;
  2. l’ottimizzazione degli spazi, che è una chiara conseguenza della dematerializzazione documentale di cui si diceva sopra; l’eliminazione della carta e la digitalizzazione degli archivi libera infatti le aziende dall’obbligo di mantenere delle strutture fisiche in cui conservare i documenti e dalla necessità di usare macchinari specifici per la stampa, la scannerizzazione e la duplicazione;
  3. la riduzione dei costi, che in realtà si esprime in modi diversi: non solo perché si risparmiano, come si è detto, strutture e macchinari, ma anche perché si riducono in modo consistente errori che possono rivelarsi molto costosi;
  4. il minor “spreco” di risorse umane, legato al fatto che se questi processi sono automatizzati e, dunque, non hanno bisogno della mano dell’uomo, ciò permette di impiegare tali risorse in mansioni meno meccaniche e ripetitive e dal maggior valore aggiunto;
  5. la trasparenza, che è un vantaggio che si è già esposto sopra, particolarmente importante quando si parla della filiera di produzione del settore food. Tra l’altro, questa trasparenza, ottenuta attraverso degli strumenti digitali, è sia dall’interno verso l’esterno dell’azienda che dall’interno verso l’interno, rendendo migliore il rapporto con i clienti e più facile lo scambio tra diversi team operativi;
  6. la tracciabilità, che a ben vedere è una diretta conseguenza della trasparenza di cui sopra. Ogni processo documentale digitale lascia, infatti, dietro di sé una scia di dati che permette agli operatori dell’azienda di ricostruire tutto il percorso fatto da un determinato prodotto o da una certa materia prima. Questo assicura la possibilità di garantire e verificare in ogni momento la qualità e l’affidabilità dei propri prodotti;
  7. la sostenibilità, che è un altro modo di considerare il minor spreco di energia, strutture, risorse e materiali. Tra l’altro, oltre ad avere un impatto notevole sull’ambiente che circonda, la digitalizzazione dei processi documentali rappresenta anche un elemento importante in termini di posizionamento, considerata la grande attenzione che i consumatori prestano a temi del genere.

 

In Italia a che punto siamo?

Dopo questo elenco, una cosa è certa: i processi documentali sono un elemento importante e strategico per ogni azienda del settore food. La cosa meno certa, invece, è se alla luce di tutti questi vantaggi le aziende italiane si siano mosse bene e per tempo per implementare queste soluzioni.

A ben vedere dei segnali positivi ci sono e non sono pochi. Ad esempio, secondo quanto riportato dall’Osservatorio per la Digital Innovation, infatti, il mercato italiano della cosiddetta Agricoltura 4.0 è trainato dai sistemi di monitoraggio e controllo di mezzi e attrezzature (39%), software gestionali (20%) e macchinari connessi (14%) (osservatori.net).

In particolare, quando si parla di nuove soluzioni digitali per la tracciabilità alimentare, si assiste alla grande diffusione della Blockchain, la cui presenza è raddoppiata dal 2019 al 2020, rendendo così quello alimentare, il terzo settore in cui tale tecnologia è più diffusa, subito dopo la finanza e la pubblica amministrazione. Tra l’altro, il fatto che la soluzione digitale più diffusa nel settore food sia una soluzione legata alla protezione e alla gestione dei dati e dei documenti la dice lunga rispetto a quanto siano importanti i processi documentali per un player del settore food, il cui impatto va ben oltre la rendicontazione delle fatture passive o il tracciamento delle giacenze di magazzino.

Seguono a ruota i processi documentali basati sul QR Code, l’implementazione di app per dispositivi mobili, la data analytics, e l’Internet of Things interno all’azienda. Del resto, già da tempo molti esperti si sono espressi a favore dell’utilizzo di queste tecnologie, sottolineando come la salvaguardia e la competitività dell’intera filiera alimentare sia strettamente legata alla trasformazione digitale dei processi documentali e non (money.it).

La necessità di conoscere l’origine del cibo, tenendone traccia in tutti i passaggi della trasformazione è, infatti, un tema prioritario tanto per chi produce, quanto per chi trasforma, vende e consuma. In tal senso, forse, è proprio questa la sfida più grande, ovvero cambiare l’approccio dell’intero settore rispetto alle innovazioni digitali partendo proprio da un elemento così strategico e strettamente legato al funzionamento interno di un’azienda come i suoi processi documentali.

 

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