Dematerializzazione dei documenti – Gli 8 trend più importanti per il prossimo futuro

Viviamo nel bel mezzo di una rivoluzione senza precedenti, che ormai galoppa da anni e che non accenna a fermarsi: è la rivoluzione della cosiddetta “digital transformation”. Un cambio di paradigma epocale che ha investito le vite di tutti noi, la società stessa, l’intero sistema economico e produttivo. È in questo enorme contesto che si devono inserire i temi della digitalizzazione e della dematerializzazione dei documenti, sia nell’ambito privato che in quello delicato relativo ai rapporti con la Pubblica Amministrazione.

In questo articolo cercheremo di spingere lo sguardo ancora più in là, verso il prossimo futuro, indagando i nuovi trend che si profilano all’orizzonte del vasto e complesso tema della dematerializzazione, ma, in via preliminare, ci teniamo a segnalarvi alcuni articoli pubblicati su questo stesso blog, utili per approfondire in maniera articolata diversi versanti dell’argomento.

In questo pezzo, ci siamo concentrati sull’importanza della dematerializzazione dei documenti e sulle decisive differenze tra questa e la più semplice digitalizzazione (differenze che si presentano anche – e soprattutto – sul piano giuridico e probatorio, a cui bisogna prestare dunque la massima attenzione). In quest’altro, abbiamo messo a fuoco il tema dell’archiviazione documentale dematerializzata nell’ambito della Pubblica Amministrazione, con tutte le norme legislative a riguardo. Qui, invece, abbiamo sviscerato gli evidenti vantaggi che un documento digitale ha, se confrontato con i suoi corrispettivi cartacei; sia quelli più “diretti” (a livello di costi-benefici) che quelli più “indiretti” e medio-lungo termine (dalla condivisione, alla trasparenza, alla Customer Communication su misura).

Ci siamo poi concentrati sul presente, ovvero su questa particolare fase di transizione (in cui siamo pienamente immersi) che vede una coesistenza complessa tra la gestione documentale analogica e quella digitale: l’abbiamo fatto analizzando uno strumento specifico, il contrassegno elettronico (a questo link trovate il post in questione).

Ora, come anticipato, vogliamo rivolgerci verso il futuro, un futuro molto prossimo (tanto che in molti casi è già realtà) e lo faremo mettendo a fuoco gli 8 trend più importanti relativi alla gestione documentale dematerializzata. I versanti che andremo a toccare saranno diversi tra loro, ma interconnessi; nel mondo digitale, d’altronde, non ha più senso ragionare per compartimenti stagni.

 

1. Cloud, cloud e ancora cloud

Il Cloud Computing è stata una delle rivoluzioni informatiche più importanti negli ultimi anni. Inizialmente è stato accolto quasi timidamente, con un certo scetticismo e lentezza. Ora è chiaro che si tratta di una rivoluzione solida e duratura, che ha messo in moto processi ormai irrinunciabili, che ha avuto un impatto fondamentale su tutti i tipi di soluzione software e – naturalmente – anche sul mondo della gestione documentale.

Le opportunità e i vantaggi che solo un ecosistema in cloud possono offrire sono molti: una condivisione immediata di documenti digitali o di parti di questi, su ogni tipo di device. La scalabilità, dunque l’adattabilità a business piccoli e grandi (o, ancora più importante, a business che partono da dimensioni ridotte e si ingrandiscono, magari in poco tempo; su questo torneremo più avanti nel quinto punto di questo elenco).

Ci sono poi i vantaggi più ovvi in termini di risparmio di spazio, di tempo e di denaro (tre concetti che, naturalmente, sono legati l’uno all’altro in maniera molto stretta).

 

2. Essere mobile-friendly è sempre più indispensabile

Che il mobile stia sempre più prendendo il sopravvento è fatto noto a tutti e non da ieri. Per questo i documenti dematerializzati devono essere concepiti in ottica omnichannel e con un approccio il più possibile user-friendly.

A molti potrebbe sembrare qualcosa di scontato, ma in molti casi – soprattutto nell’archiviazione documentale – così non è ancora, purtroppo.

 

3. L’ottica vincente è quella collaborativa (con gli strumenti che la incentivano)

Le figure del passato che – per così dire – si muovevano intorno all’ambito della gestione documentale erano, perlopiù, singoli individui con compiti molto parcellizzati. Oggi non è più così.

In un ecosistema dematerializzato funziona meglio la collaborazione: è una realtà che tutti i giorni chi opera in questo campo tocca con mano. Certo, questo approccio collaborativo deve essere ben gestito a monte. Non bastano più gli scambi di allegati tramite mail.

Sul mercato ci sono diversi strumenti per la creazione di un workspace collaborativo: la stragrande maggioranza di questi operano in cloud (e qui si ritorna al punto 1). Un grande valore aggiunto è costituito dalla possibilità di customizzare questi strumenti e queste piattaforme, rendendoli personalizzabili nella massima misura.

Il punto successivo dell’elenco si lega a tutto questo, spingendosi perfino oltre.

 

4. L’integrazione con i social network è possibile (e auspicabile)

I social network, al giorno d’oggi, sono diventati quasi il motore stesso di internet; in molti casi hanno rimpiazzato le e-mail e le chiamate come metodo di comunicazione, anche in ambito lavorativo.

Più in generale, i social (con le tecnologie sottostanti) si stanno spostando sempre più dall’ambito privato a quello professionale e tutto questo, in ultima analisi, si può sfruttare anche nell’ambito della gestione documentale.

Un esempio concreto? L’approccio dei social network ha rivoluzionato anche le reti intranet aziendali, trasformandole sempre più in vere e proprie comunità virtuali, all’interno delle quali i colleghi e i collaboratori possono interagire in tempo reale, condividere file e documenti digitali, lavorarci in parallelo (di nuovo, è importante sottolineare quanto sia importante disegnare in maniera smart queste piattaforme, con ruoli, livelli e strutture ben definite; questo per fugare il rischio di una gestione anarchica e confusa).

 

5. L’importanza decisiva della scalabilità

In un ecosistema dematerializzato e in un mercato sempre più fluido il tema della scalabilità dei sistemi di gestione documentale è più che mai centrale. Si pensi, ad esempio, a tutte quelle piccole start-up che – in tempi relativamente brevi – moltiplicano significativamente la loro orbita e la loro operatività.

Aziende specializzate come Doxee sono molto attente a questo tema. A riguardo eccovi qualche numero relativo alla fatturazione elettronica: il picco giornaliero delle fatture gestite in un solo giorno dai sistemi Doxee è di 7,5 milioni. 30 milioni è il picco mensile. Nel solo primo trimestre del 2019, in totale, sono state gestite 82 milioni di fatture, con la gestione di oltre 24000 supporti ricevuti e di circa 75000 di supporti inviati.

In ultimo, un dato da cui risulta evidente quanto la scalabilità di questi sistemi è massima: secondo un calcolo proiettato, Doxee è in grado di gestire circa il 20% del traffico della fatturazione elettronica italiana verso il Sistema di Interscambio (SDI).

 

6. Trasparenza e dialogo con il cliente

Nei punti 3 e 4 di questo elenco, in particolare, abbiamo insistito sull’importanza della collaborazione e della condivisione della gestione documentale all’interno dell’ecosistema aziendale (con la creazione di workspace su misura), ma il trend è quello di spingersi oltre, coinvolgendo in questo approccio aperto e collaborativo perfino il cliente finale, in un’ottica di massima trasparenza (certo, da gestire con la massima oculatezza, per evitare che questa vi si ritorca contro).

Soprattutto nell’ambito B2B si possono costruire piattaforme condivise tra i project manager e i clienti, per favorire la fiducia, lo spirito di collaborazione, l’engagement e la loyalty. La fidelizzazione, in particolare, è un tema di primissima importanza nell’attuale scenario di un mercato aperto, fluido e iper-competitivo.

 

7. Massima attenzione alla sicurezza

Non esiste innovazione digitale senza una parallela attenzione altissima verso i temi della sicurezza informatica. A maggior ragione quando si parla di gestione di documenti con riconosciuto valore legale.

In questo senso, il massimo grado di sicurezza è fornito solo da aziende altamente specializzate, che ricoprono legalmente il ruolo di “Responsabile del Servizio di Conservazione”. Questo ruolo Doxee lo ricopre nella gestione documentale di un importante operatore di internet e telefonia come Fastweb (con oltre 2,5 milioni di clienti), giusto per fare un esempio significativo.

 

8. La dematerializzazione dei documenti migliora la Employee Experience

L’Employee Experience misura la qualità della vita lavorativa dei propri dipendenti. È un versante a cui tutte le company stanno prestando un’attenzione massima: è infatti il punto decisivo su cui si gioca la retention aziendale, ovvero la capacità di un’azienda di attrarre i migliori talenti e di saperli trattenere – con reciproca soddisfazione – all’interno dell’organico.

La dematerializzazione dei documenti può essere fondamentale anche in questo ambito, secondo due direttive.

La prima è l’innalzamento del livello tecnologico, in generale, che migliora i flussi lavorativi (e dunque la quotidianità stessa degli impiegati): si pensi alle piattaforme customizzabili di cui vi abbiamo parlato nei punti 3 e 4 dell’elenco.

La seconda è ancora più raffinata: grazie alla digitalizzazione e alla dematerializzazione dei documenti, le company possono avere a disposizione un’enorme mole di dati relativi alla propria forza lavoro, dividerla in target specifici e spingersi fino alla personalizzazione. Tutto questo è ricadute enormemente positive sul dialogo company-dipendente, dunque sulla fidelizzazione e sulla produttività.