Documento cartaceo VS documento digitale – Le regole della dematerializzazione e i suoi vantaggi

La trasformazione digitale è forse il tema più decisivo dei nostri tempi. Ha avuto un impatto enorme sulle vite di tutti noi, sulla struttura stessa delle nostre società, si potrebbe dire persino sulla struttura del nostro pensiero, del nostro modo di stare al mondo, sul privato e sul pubblico. Scopri tutte le regole della dematerializzazione in questo articolo.

Tutte le aziende, di tutti i comparti industriali, sono state radicalmente trasformate dall’avvento del digitale; di più: grazie a questa rivoluzione l’intero sistema produttivo mondiale non è più lo stesso, è mutato profondamente ed è in costante e continuo cambiamento.

Si è scritto moltissimo a riguard; e si potrebbe continuare a farlo per decenni. Forse perché siamo di fronte a una delle più grandi svolte che la storia dell’umanità abbia mai affrontato.

Quest’ondata, evidentemente, ha travolto anche tutti i settori della Pubblica Amministrazione, un ambito che – soprattutto in Italia – è tradizionalmente più lento a reagire al cambiamento. Qualcosa, qualcosa di molto importante, si è già messo in moto. Moltissimo resta da fare, ma quel che più conta è che la strada è segnata e indietro – fortunatamente – non si torna.

Non sono lontani i tempi in cui gli enormi archivi di documenti cartacei – scomodi, inefficienti, polverosi – saranno solo un ricordo di un mondo antico e superato. Ripetiamo: c’è ancora molto da fare e chi si interfaccia quotidianamente con la Pubblica Amministrazione lo sa bene.

In ogni caso le parole chiave sono due: digitalizzazione e – soprattutto – dematerializzazione. Quest’ultimo concetto, in particolare, si spinge oltre quello della semplice trasformazione digitale di un documento cartaceo: un documento correttamente dematerializzato, infatti, assume un valore giuridico e probatorio completo e solo in questo modo può sostituire completamente i vecchi documenti cartacei, che possono considerarsi in questo caso (e solo in questo caso) del tutto eliminabili.

Sulle differenze tra digitalizzazione e dematerializzazione ci siamo ampiamente dilungati in questo precedente articolo, ora vogliamo concentrarci sulle regole per una corretta dematerializzazione e sui vantaggi indubitabili che un documento digitale ha sui suoi corrispettivi cartacei.

Prima, però, è bene tracciare una rapida storia del percorso della digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione italiana. La prima data da tenere presente è il 7 marzo 2005.

 

La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione dal 2005 ad oggi

7 marzo 2005, scrivevamo poco sopra. È la data in cui è stato redatto il Decreto Legislativo n.82, entrato in vigore nel corso del 2006 e che ha sancito la nascita del cosiddetto Codice di Amministrazione Digitale (CAD). A partire da questo Codice, tutti i documenti aventi rilevanza giuridica possono non essere più realizzati sul tradizionale supporto cartaceo, ma – finalmente – anche su supporti informatici.

A tal proposito l’art. 42 del CAD (che reca il titolo “Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni” recita che “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.”

Dall’anno 2006 ad oggi il CAD è stato oggetto di ben 29 aggiornamenti; il più recente e significativo è quello del Decreto Legislativo del 13 dicembre 2017, n. 217 (qui il testo completo).

Un’altra decisa accelerazione alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è avvenuto poi attraverso l’introduzione graduale dell’obbligo della fatturazione elettronica (abbiamo dedicato un intero articolo, in questo stesso blog, alle novità sulla fatturazione elettronica relative al 2019; lo trovate qui): in soli sei mesi, nel 2019, si è sfiorato il miliardo di dati trasmessi al fisco (fonte).

La macchina si è messa in moto. Molte sono ancora le inefficienze e queste sono imputabili a un quadro generale che vede – purtroppo – il nostro paese tra i fanalini di coda della digitalizzazione in Europa. Stando al rapporto DESI sullo stato della digitalizzazione aggiornato al maggio 2018, l’Italia occupa la quart’ultima posizione tra i Paesi europei, davanti solo a Grecia, Bulgaria e Romania, e ben lontana da paesi come Regno Unito, Francia e Germania (fonte).

Sta alla politica muoversi, certo. Ma molto può essere fatto dal sistema produttivo e industriale stesso, senza aspettare nessuna “manna dal cielo”. Soprattutto perché i vantaggi della digitalizzazione, anche nell’ambito dell’archiviazione documentale, sono enormi. E un enorme errore sarebbe non coglierli.

Non ci si può muovere da soli. È prezioso e irrinunciabile appoggiarsi ad aziende specializzate come Doxee, che vanta un know-how decennale sui temi della digitalizzazione della dematerializzazione. Doxee collabora con molte amministrazioni pubbliche, e – fin dal 2005 – con un colosso delle telecomunicazioni come Fastweb, che le ha affidato la dematerializzazione dei processi di business e del suo reparto di Customer Communication.

 

Le regole di una corretta dematerializzazione

Se appoggiarsi ad aziende specializzate è indispensabile per cogliere tutti i vantaggi che discendono da una dematerializzazione intelligente ed efficace, lo è a maggior ragione per non incappare in errori che possono avere ricadute legali complesse e intricate.

In particolare, per la produzione di copie informatiche a partire da documenti analogici, le regole e i requisiti sono stabiliti dall’articolo 22 del Codice di Amministrazione Digitale.Ve lo riportiamo qui di seguito, per la massima completezza:

“Art. 22. Copie informatiche di documenti analogici

  1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1bis, primo periodo (per cui si veda qui, ndr). La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.

1bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

  1. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida.
  2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.
  3. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.
  4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

[6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unici permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.]”.

Insomma, è evidente che non è affatto semplice orientarsi in questo quadro, senza l’aiuto di realtà solide che sappiano prendersi la responsabilità di non commettere errori e che – inoltre – siano sempre attente agli eventuali aggiornamenti legislativi (che, negli ultimi anni, si sono susseguiti ad un ritmo davvero molto sostenuto). Ma come abbiamo anticipato, l’affidarsi ad aziende specializzate permette di cogliere al meglio tutti i vantaggi possibili della trasformazione di un archivio analogico in uno digitalizzato e dematerializzato.

 

I vantaggi del documento digitale 

Innanzitutto, i vantaggi del passaggio alla dematerializzazione sono di tipo economico. Conservare un’enorme mole di carta, banalmente, occupa molto spazio, che si traduce a sua volta in costi di gestione e, talvolta, in costi di personale.

C’è poi l’aspetto dell’efficienza sul piano dei tempi di ricerca: scovare un plico in mezzo a una montagna di fogli può non essere semplice e pensiamo a quanto può essere complicato ricercare solo alcuni determinati dati, magari molto specifici, all’interno di un singolo documento! Nel digitale queste problematiche cessano di esistere: si possono realizzare ricerche efficaci, mirate e pressoché istantanee. Certo, questo se si ha dematerializzato il proprio archivio in maniera intelligente ed efficiente.

Con il digitale, inoltre, si riducono drasticamente i rischi di smarrimento, di usura, di errori di compilazione.

C’è poi il fondamentale aspetto della condivisione di interi documenti o di parti di questo; è intuitivo: in un ambiente digitale tutto ciò è semplice ed immediato. In analogico lo stesso processo è lento, macchinoso e pieno di rischi (su cui va posta, comunque, la massima attenzione, anche con la dematerializzazione, investendo molto sulla cyber security).

Non va poi dimenticato l’aspetto della trasparenza e, soprattutto, la possibilità di sfruttare il proprio archivio documentale a diversi livelli, prima impensabili. Si pensi a tutto quello che si può innescare tramite delle oculate analisi dei big data, o – maggior ragione – di quelli che oggi si preferisce definire come “smart data” o “deep data”, di cui i documenti sono pieni.

Si potrebbe andare avanti ancora per molto e il futuro, in questo senso, potrà aprire nuove e inedite possibilità. Tutto, però, parte da monte: più si organizza il proprio archivio digitale con attenzione, più lo si fa in maniera “customizzata” e “smart”, più i vantaggi presenti e futuri si moltiplicano.

 

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