Sfide e opportunità del servizio di fatturazione elettronica

Il servizio di fatturazione elettronica sta impattando su tutto il sistema Paese, a partire dalle aziende, fino ad arrivare alla Pubblica Amministrazione e alla creazione di un mercato unico digitale europeo. A questo si aggiunga che con la digitalizzazione si aprono nuove strade di marketing che le aziende possono sfruttare a proprio vantaggio.

A partire dal 1° gennaio 2019 è stato definitivamente esteso l’obbligo di fatturazione elettronica che non sarà riguarderà solo le fatture da e verso la Pubblica Amministrazione, ma anche tutte le transazioni BtoC, ossia tra privati. Ciò significa che qualunque operazione di consegna merci o di svolgimento di servizi dovrà essere seguita dall’emissione di una fattura digitale, che progressivamente andrà a sostituire definitivamente quella analogica. Tutti gli operatori del settore hanno sottolineato quanto questo cambio sia radicale sotto molti punti di vista.

Proprio per questo, le aziende leader nel settore della fatturazione elettronica, come ad esempio Doxee, hanno già cominciato (da diverso tempo a dire il vero) a mettere gratuitamente a disposizione delle aziende documentali utili per chiarire tutti i possibili dubbi.

Tuttavia, l’impatto di questa nuova modalità di fatturazione sarà notevole e non riguarderà soltanto le aziende e le loro procedure interne, ma modificherà l’intero sistema – Paese. Prima di esplorare quali saranno i possibili effetti di questo nuovo obbligo, facciamo un riepilogo.

 

Cos’è il servizio di fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture digitali.

Come già detto, dal 1° gennaio 2019 questo sistema ha sostituito la fattura cartacea. Il formato che deve essere utilizzato in ogni fase del processo di fatturazione (dall’emissione alla trasmissione fino alla conservazione) è il cosiddetto XML – eXtensible Markup Language – un linguaggio informatico che permette di definire e controllare il significato degli elementi presenti in un documento ai fini di legge.

In realtà questo obbligo non si applica indistintamente a tutti gli operatori privati. Sono state previste, infatti, alcune eccezioni, almeno fino a luglio 2019, per alcune professioni particolari. L’importanza e la delicatezza della trasformazione è dimostrata anche dal fatto che le sanzioni previste non verranno applicate da subito. Al contrario, saranno applicate dopo un periodo di “non sanzionabilità” (o di “sanzionabilità ridotta”) in modo tale da permettere a tutte le aziende di implementare le tecnologie necessarie.

 

L’impatto operativo della fatturazione elettronica

Alla luce di questo breve riassunto, è chiaro che il primo impatto riguarda l’organizzazione delle aziende. Infatti, è necessario svolgere tutta una serie di adempimenti volti a soddisfare i requisiti di legge.

Quali sono?

Prima di tutto, ogni impresa deve fare un attento lavoro di autovalutazione dei propri procedimenti interni, per poterne analizzare la conformità rispetto a quanto previsto dalla normativa. Infatti, è necessario che tutte le aziende siano il più possibile allineate in termini di contabilizzazione e trasmissione delle fatture.

In un secondo momento, l’azienda deve fornire il proprio indirizzo telematico registrandosi nell’area appositamente dedicata del sito dell’Agenzia delle Entrate così da ricevere le fatture sul corretto canale xml.

Successivamente deve aggiornare o integrare le anagrafiche dei propri clienti, in modo tale da creare un proprio database funzionale all’invio delle fatture. La redazione di questo database è una delle fasi più delicate, per cui è bene che tutti gli indirizzi siano verificati, in quanto gli stessi dovranno essere inviati al SdI (Sistema di Interscambio) e saranno quelli di riferimento per l’invio della fattura digitale.

Dopodiché, l’attenzione deve passare alla gestione dei dati. Ogni azienda, infatti, deve implementare un sistema gestionale che sia in grado di raccogliere tutti i dati necessari alla fatturazione elettronica e a generare documenti in formato xml.

A questi primi adempimenti se ne aggiunge uno ulteriore nel caso in cui l’azienda debba inviare o ricevere fatture provenienti dall’estero. In tal caso, occorre dotarsi di un sistema di gestione multicanale di fatturazione, che sia in grado di interfacciarsi sia con il Sistema di Interscambio sia con altre piattaforme.

La fatturazione elettronica comporta poi ulteriori obblighi in termini di conservazione.

Tutti coloro che emettono o ricevono fattura elettronica (compresi quei soggetti che per legge non avrebbero l’obbligo di utilizzare tale formato) devono conservare la documentazione digitale per almeno 10 anni. Per farlo, le aziende possono scegliere se sviluppare in house un sistema di conservazione o adottare un servizio in outsourcing affidandosi a dei professionisti del settore per tutti gli adempimenti connessi.

Quest’ultimo punto ci permette di sottolineare un aspetto rilevante.

Dal momento che gli operatori economici possono affidare ad altre aziende la trasmissione, la ricezione e la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute dal Sistema di Interscambio, la scelta dell’intermediario è strategica.

Occorre rivolgersi sempre ad intermediari abilitati, come Doxee, che possano garantire un servizio sicuro, con continuità operativa nella ricezione delle fatture elettroniche e nel successivo smistamento al cliente finale e al cessionario/committente nel contesto della transazione commerciale elettronica.

Non solo.

La scelta deve essere fatta anche alla luce dei servizi aggiuntivi che l’intermediario offre in modo tale da trasformare la fatturazione elettronica un’opportunità per rendere più snelle, trasparenti ed efficaci le procedure amministrative aziendali. Ad esempio, con Doxee Paltform è sempre possibile abilitare l’invio di un flusso secondario, copia della fattura nei formati tradizionali PDF, cartaceo, ecc. da trasmettere al destinatario mediante canali tradizionali, quali mail, pec, postalizzazione, ecc.

 

L’impatto economico della fatturazione elettronica

Si stima che l’introduzione del servizio di fatturazione elettronica avrà un notevole impatto in termini economici anche per l’intero sistema Paese. Le aziende, infatti, potranno, prima di tutto beneficiare di un notevole risparmio economico.

Si calcola che in Italia ogni anno vengano emesse circa 2,3 miliardi di fatture. Di queste 1 miliardo sono verso la Pubblica Amministrazione, mentre 1,3 miliardi sono quelle emesse nelle transazioni tra privati. Se si porterà a termine veramente la trasformazione digitale della fatturazione, sarà certamente possibile trarre dei notevoli vantaggi da nuove economie di scala.

Considerando i risparmi legati ad attività di stampa ed imbustamento, di gestione delle relazioni con i clienti e di gestione della conservazione, l’introduzione della fatturazione elettronica comporterà per i soggetti che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, un beneficio che si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura.

I vantaggi economici si mostrano ancora più evidenti se si compie un’analisi dettagliata dei costi. Ad esempio, per un’azienda che gestisce un numero di fatture all’anno inferiore alle 3000, l’invio di una fattura comporta un costo che va da un minimo di 1,8 euro (nel caso di utilizzo della posta elettronica) ad un massimo di 3,5 euro (in caso di consegna a mano) o di 3,7 euro (in caso di consegna a mezzo posta).

Introducendo il formato digitale, i costi si riducono notevolmente. Il caricamento di documenti per generare XML FatturaPA, infatti, può arrivare a costare tra 0,9 fino a 1,2 euro a fattura. Il Data Entry sul form web costa, invece, tra 1,3 e 1,7 euro a fattura, mentre la generazione di una fattura in formato elettronico direttamente da gestionale e quindi caricata tramite PEC sul Sistema di Interscambio richiede una spesa tra 1,4 e 1,8 euro a per ogni fattura.

Per quanto riguarda, invece, i vantaggi sull’intero sistema – Paese è stato stimato che l’efficace estensione dell’obbligo di fatturazione economica a tutte le transazioni private comporterebbe un risparmio di circa 60 miliardi di euro all’anno.

 

L’occasione di ripensare a tutto

I vantaggi del servizio di fatturazione elettronica non si fermano qui.

Le aziende, infatti, sono spinte ad attuare una trasformazione digitale, che le porterà a ripensare in modo radicale ai procedimenti di gestione della Fatturazione Attiva.

Non solo.

L’utilizzo del formato elettronico permette di ridurre in maniera considerevole gli errori legati a tutto il ciclo di fatturazione, richiedendo un intervento molto limitato di manodopera a bassa produttività. Inoltre, dal momento che sarà possibile la riconciliazione automatica dei dati e poiché verranno implementati dei processi autorizzativi più efficienti con un controllo sui dati fattura, si eviteranno falsi e duplicazioni.

A ciò si deve aggiungere che il servizio di fatturazione elettronica permetterà di diminuire i tempi medi di pagamento, poiché la normativa di riferimento prevede tempistiche decisamente strette per la fatturazione (prima che venissero approvati gli ultimi emendamenti, era addirittura richiesto che la fattura venisse emessa entro le 24 ore successive alla conclusione della transazione tra privati).

Se si pensa che la trasformazione potrebbe estendersi oltre al semplice ciclo di fatturazione, ci si rende conto che il 1° gennaio 2019 è iniziata una rivoluzione di tipo culturale.

L’obiettivo nobile da porsi sarebbe quello di digitalizzare altre procedure e altri documenti del ciclo dell’ordine o, addirittura, incentivare ad adottare una gestione elettronica all’interno di tutti i rapporti commerciali tra privati e con la Pubblica Amministrazione. I benefici sarebbero immediati.

Si potrebbe, infatti, contare su transazioni più trasparenti, snelle ed efficaci e per di più ecosostenibili, considerato il risparmio di carta dato dall’abbandono della fattura cartacea a cui si aggiunge il risparmio legato al trasporto e alla conservazione.

Nel caso della conservazione, l’uso di tecnologie digitali permetterebbe di ridurre la comune diffidenza verso tali strumenti, mostrando come questi possano invece essere utilizzati tranquillamente per archiviare grandi quantità di documenti, come le fatture, i libri e i registri oltre ai Documenti di Trasporto, i Contratti etc.

In sostanza, l’obbligo di fatturazione elettronica potrebbe essere il momento ideale per ripensare ai processi di ciclo attivo e passivo, al fine di ridurne la complessità ed eliminare costi che nel tempo si sono stratificati e che non sono più percepiti come tali.

In questo modo, sarebbe possibile per le aziende italiane rendersi maggiormente competitive sul mercato europeo. Non è, infatti, un mistero che l’Unione Europea stia progressivamente spingendo verso la digitalizzazione di tutti i processi gestionali ed amministrativi. La direttiva europea 55/2014, che ha introdotto la fatturazione elettronica, e la decisione della Commissione Europea 1870/2017, che ha imposto l’obbligo di adeguare il formato di fatturazione verso al Pubblica Amministrazione agli standard internazionali per l’interoperabilità, hanno un unico grande obiettivo: la creazione di un mercato unico digitale europeo.

Si sta provando a creare un’area di interoperabilità transfrontaliera e transettoriale per superare i limiti dei formati nazionali che rendono difficoltosa la comunicazione e l’interpretazione di documenti fiscali da parte delle Pubbliche Amministrazioni, degli intermediari e di tutto il settore degli operatori economici privati dei diversi Paesi membri.

 

Quando la fatturazione cambia anche la comunicazione

Impatti del sevizio di fatturazione elettronica sulla comunicazione tra azienda e cliente?

La sorpresa è comprensibile. Chi, infatti, potrebbe pensare che l’emissione della fattura digitale possa diventare una grande opportunità di marketing? E soprattutto: in che modo?

Tramite, ad esempio, l’integrazione del servizio di fatturazione elettronica con il formato di video messo a disposizione da Doxee: i cosiddetti Doxee Pvideo®.

Di cosa si tratta?

Per capirlo occorre andare con ordine.

La fattura elettronica deve essere emessa e consegnata in formato digitale all’indirizzo PEC del cliente. A ben vedere questo meccanismo replica quello di una DEM, uno dei principali strumenti usati dalle aziende per fare marketing, acquistando nuovi clienti e rafforzando la fedeltà di quelli già acquisiti.

Con Doxee Pvideo® è possibile fornire un servizio aggiuntivo rispetto alla semplice fatturazione.

Innanzitutto, perché la fattura viene inviata in formato video tramite una e-mail. Ed è ormai nota la maggior efficacia di questo formato comunicativo rispetto a tutti gli altri. Un terzo delle azioni che si svolgono in rete oggi, infatti, attengono alla fruizione di contenuti video su qualsiasi tipo di device. Questo dovrebbe portare gli utenti ad aprire più volentieri l’e-mail e ad apprenderne per intero il contenuto.

Ma c’è dell’altro.

Con i Doxee Pvideo® è possibile fornire al proprio cliente un’esperienza rilevante.

Internet è un ammasso di contenuti, persino troppi per una persona sola. Questo significa che ogni utente è portato a selezionare ciò che più gli interessa e a scartare il resto. Il tutto in pochi secondi. Pertanto, chiunque voglia fare del digital marketing efficace deve osservare un solo comandamento: essere rilevanti. E cosa c’è di più rilevante di un video che ci parla direttamente e ci esplica in modo chiaro ed esaustivo il contenuto di una fattura?

In aggiunta a questo, Doxee ha arricchito i propri Doxee Pvideo® di una funzionalità strategica: la narrazione dinamica, o personalizzabile.

Ogni utente che si trova a ricevere tali video può scegliere il contenuto del video in base a ciò che vuole sapere. L’utente decide il percorso narrativo del video: è la persona e non il prodotto ad essere al centro dell’attenzione e, in una realtà dove co-creation è la parola d’ordine, questo rappresenta un plus di marketing notevole.

 

Carpe diem!

Il servizio di fatturazione elettronica avrà impatti notevoli sul Paese e sulle aziende. Ma è anche una grande opportunità di espansione del mercato e di aumento della competitività. Occorre però affidarsi a professionisti seri, capaci di affiancarsi ad ogni impresa e di renderla protagonista di questa rivoluzione.

Doxee è senza dubbio la scelta giusta, anche per la sua notevole esperienza nel settoreche permette ad ogni player di mercato di gestire questa trasformazione con successo.

Perché l’importante, come sempre durante ogni grande cambiamento, è non rimanere soli così da non restare indietro.

 

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