Il Provvedimento n. 433608/ 2022 emanato dall’Agenzia delle entrate il 24 novembre contiene la nuova versione delle regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, nonché per la trasmissione dei dati relativi alle operazioni transfrontaliere. Il provvedimento, dunque, va a sostituire integralmente la precedente versione delle regole tecniche, emanate con il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, poco prima dell’entrata in vigore dell’obbligo di fattura elettronica anche tra soggetti privati.
Le motivazioni che hanno reso necessario questo aggiornamento sono riportate nella sezione finale del provvedimento stesso. Con le nuove regole tecniche vengono presentate in maniera organica e unitaria una serie di integrazioni che si sono verificate a partire dal 2018, quali la creazione e la messa a disposizione di nuovi servizi, ma non solo. Soprattutto, il nuovo provvedimento è stato necessario per recepire le indicazioni ricevute dal Garante per la protezione dei dati personali a fine 2021, nonché le modifiche introdotte dall’art. 14 del DL n. 124/2019, circa le i termini di memorizzazione dei file fattura e il loro utilizzo nell’ambito di attività di monitoraggio, controllo e ispezione condotte dalla Agenzia delle entrate e dalla Guardia di finanza. Le regole tecniche sono poi corredate da tre allegati, che ne completano il quadro.
Ma andiamo con ordine e cerchiamo di capire insieme in cosa consistono le modifiche introdotte dalle nuove regole tecniche.
Le motivazioni dell’aggiornamento
Il nuovo provvedimento, oltre ad alcune modifiche meramente formali su cui non ci soffermiamo in questa sede, ha lo scopo principale di integrare le indicazioni contenute nell’art.14 del DL n. 124/2019, che introducevano importanti specificazioni circa la memorizzazione e l’utilizzo dei file fattura da parte dell’Agenzia delle entrate e della Guardia di finanza.
Lo stesso art. 14, allo stesso tempo, prevedeva che il Garante per la protezione dei dati personali esprimesse il proprio parere circa l’adozione di idonee misure di garanzia per la tutela dei diritti degli interessati, in conformità con la regolamentazione europea e italiana vigente. Tale parere è stato formulato ed emanato dal Garante privacy con il parere n. 454 del 22 dicembre 2021, fornendo il via libera all’aggiornamento delle regole tecniche in questione.
Le integrazioni maggiori sono riportate nei seguenti paragrafi:
- paragrafo 8, Servizi di ausilio per il processo di fatturazione elettronica;
- il nuovo paragrafo 9, Adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte degli operatori IVA;
- il nuovo paragrafo 10, Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte dei consumatori finali e dei soggetti, diversi dalle persone fisiche, non titolari di partita IVA;
- paragrafo 11, Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere, già presente nella versione precedente, ma modificato per integrare le nuove modalità per la trasmissione di tali dati, a seguito dell’abolizione dell’esterometro;
- paragrafo 12, Trattamento dei dati, anche questo già presente nel precedente provvedimento del 2018 ma ampiamente integrato per accogliere le indicazioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali.
Quali sono le modifiche introdotte dalle nuove regole tecniche per la fattura elettronica?
Innanzitutto, con il provvedimento viene chiarito che l’Agenzia delle entrate memorizza e successivamente utilizza i file fattura elettronica, unitamente alla Guardia di finanza, unicamente per attività istruttorie puntuali. Ciò significa che i file delle fatture elettroniche e delle note di variazione elettroniche possono essere acquisite e consultate dalle autorità ispettive competenti per attività connesse all’esecuzione di rimborsi, ispezioni, verifiche e controlli sulle dichiarazioni previste dal DPR 633/1972 e dal DPR 630/ 1973. L’accesso a tali file è consentito, dunque, per finalità legate ad attività puntuali e l’acquisizione e la consultazione sono automaticamente inibite al termine di tali attività.
Rimangono invariate le disposizioni relative alle sanzioni nel caso in cui il soggetto sottoposto ai controlli si rifiuti di esibire i documenti richiesti.
Per quanto concerne le fatture elettroniche tra operatori economici, è previsto che l’Agenzia delle entrate memorizzi una serie di dati, denominati “dati fattura integrati”, per condurre attività di analisi del rischio legate a elusione, evasione o frode fiscale, promozione alla compliance e controlli. Troviamo tra i dati che vengono memorizzati per queste finalità le informazioni legate alle modalità di pagamento, alla quantità, qualità e natura dei beni ceduti; fanno eccezione a questa regola le fatture emesse nei confronti di consumatori finali e quelle emesse da cedenti/ prestatori che operano nel settore legale.
Inoltre, vale la pena ricordare un’altra importante precisazione relativa alle fatture elettroniche emesse da cedenti/prestatori attivi nell’ambito legale, che dovranno essere memorizzate in forma cifrata e su un sistema di storage separato, in ragione della delicatezza che potenzialmente possono avere le informazioni e i dati contenuti. Tali fatture saranno individuate sulla base del codice ATECO del cedente/ prestatore.
Importantissima anche la precisazione circa i termini di memorizzazione dei file fattura elettronica, dei dati fattura e dei dati fattura integrati, i quali saranno mantenuti fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello della dichiarazione di riferimento, o fine alla conclusione di eventuali procedimenti giudiziali in corso.
Come si vede, le integrazioni che abbiamo descritto sinora combinano da un lato la necessità da parte delle autorità fiscali di poter disporre di dati sufficienti per condurre in modo puntuale ed esaustivo le proprie attività di monitoraggio, comprese quelle rivolte a contrastare i fenomeni di evasione e frode fiscale; dall’altro, con la giusta esigenza di limitare le finalità di utilizzo e l’accesso a tali dati, per garantire i diritti e le liberta degli interessati a cui queste informazioni afferiscono.
Il focus sui nuovi servizi messi a disposizione dall’Agenzia
Come abbiamo anticipato, un’altra integrazione importante riguarda i servizi che l’Agenzia delle entrate mette a disposizione per agevolare tutte le attività legate alla generazione, la trasmissione e la successiva gestione delle fatture elettroniche. Tali servizi nel corso degli ultimi anni si sono notevolmente ampliati, anche in risposta alle diverse richieste che sono pervenute da parte delle associazioni di categoria.
In particolare, oltre ai servizi per la predisposizione e la trasmissione delle fatture elettroniche tramite software, procedura web o app accessibili tramite SPID o CIE, sono disponibili i servizi di consultazione e conservazione delle fatture elettroniche. Per poterne usufruire, è necessario completare le rispettive procedure di adesione, disponibili sull’apposita area riservata del sito dell’Agenzia.
Sono inoltre stati realizzati nuovi servizi che abilitano il colloquio automatico tra sistemi informatici, per consentire azioni di upload o download massivo dei dati delle fatture elettroniche acquisiti ed elaborati dall’Agenzia, sulla base della normativa in vigore, dei corrispettivi e degli elenchi messi a punto dall’Agenzia ai fini del pagamento dell’imposta di bollo.
Sempre con l’intenzione di migliorare le attività di monitoraggio e limitare il fenomeno delle false fatturazioni, l’Agenzia ha reso disponibile a partire dal gennaio di quest’anno un servizio di censimento del canale abituale per la trasmissione della fattura elettronica, rivolto ai soggetti IVA. Grazie a questo servizio, i soggetti IVA possono, autonomamente o tramite i propri delegati, indicare il canale abituale utilizzato per l’invio delle fatture elettroniche, ma anche aggiornare o cancellare tale informazione.
Gli allegati alle nuove regole tecniche
Infine, come abbiamo detto in apertura, le nuove regole tecniche per la fattura elettronica sono corredate anche da tre allegati:
- Allegato A, relativo alle Specifiche tecniche per la fattura elettronica, che attualmente sono arrivate alla versione 1.7.1 e a cui abbiamo dedicato un approfondimento;
- Allegato B, relativo alla rappresentazione tabellare della fattura elettronica;
- Allegato C, dove sono riportati in dettaglio i dati che vengono memorizzati dall’Agenzia delle entrate e in quali circostanze.
Il provvedimento con il testo delle regole tecniche e i relativi allegati sono disponibili all’interno dell’area dedicata sul sito dell’Agenzia delle entrate, a cui rimandiamo per una lettura approfondita del nuovo testo.
