Il contrassegno elettronico: gestire la transizione da documento analogico a dematerializzato

Il passaggio dal documento cartaceo a quello digitale e dematerializzato è in atto a tutti i livelli. In questa fase di transizione, strumenti come il contrassegno elettronico sono più che mai preziosi.

Scopriamo insieme di cosa si tratta.

“Digitalizzazione” e “dematerializzazione” sono due concetti chiave che, da ormai diversi anni, sono al centro delle operazioni per rendere più efficienti e al passo con i tempi i processi di archiviazione documentale, di fatturazione, ma anche tutto il versante relativo al dialogo con gli utenti, alla customer care e alla customer communication.

In particolare, se concentriamo la nostra analisi sull’ambito della Pubblica Amministrazione, dobbiamo ricordare il 7 marzo 2005: il giorno della promulgazione del Decreto Legislativo n. 82, entrato in vigore l’anno successivo, che ha sancito la nascita del cosiddetto Codice di Amministrazione Digitale (conosciuto con la sigla CAD).

L’entrata in vigore del CAD è la prima tappa di un percorso che porterà all’abbandono del supporto cartaceo e a una completa conversione al documento digitale e dematerializzato, con tutti i grandi e diversi vantaggi in termini economici e di efficienza che questo processo comporta.

Ci siamo concentrati ampiamente sui vantaggi del documento digitale dematerializzato rispetto a quello tradizionale analogico in questo articolo [link a “Documento cartaceo VS documento digitale – Le regole della dematerializzazione e i suoi vantaggi”].

Questa svolta epocale, insieme alle sue enormi opportunità, porta però con sé alcune problematiche spinose da non trascurare. Soprattutto si tratta di riuscire a gestire al meglio il periodo di transizione in cui digitale e carta si trovano a dover convivere nei processi di archiviazione e di dialogo con la Pubblica Amministrazione.

Strumenti come il cosiddetto “contrassegno elettronico” sono concepiti proprio per affrontare al meglio questa fase di passaggio.

Ma entreremo su questo tema più nello specifico nel proseguo dell’articolo, dopo due paragrafi preliminari, fondamentali per comprendere il quadro generale all’interno del quale questo prezioso strumento s’inserisce.

 

Dematerializzazione e digitalizzazione non sono sinonimi

Digitalizzazione e dematerializzazione sono due concetti differenti: e, cosa ancor più importante, queste differenze hanno un’importante ricaduta giuridica per le imprese e i singoli cittadini.

La digitalizzazione è un concetto più ampio e meno stringente: si riferisce all’informatizzazione dei procedimenti e dei servizi disponibili alle aziende, alla Pubblica Amministrazione, agli impiegati, ai singoli individui.

La dematerializzazione, invece, è un concetto che si spinge oltre. Solo tramite una corretta dematerializzazione, infatti, un documento digitale può sostituire il suo omologo cartaceo a tutti i livelli giuridici e probatori.

È importante comunque sottolineare anche in questa sede come, in questo campo, sia fondamentale appoggiarsi ad aziende specializzate come Doxee, che da più di dieci anni è tra i leader in questo settore, con un know-how e uno storico di collaborazioni ai più alti livelli, sia nel settore pubblico che in quello privato.

Solo realtà professionali di questo tipo possono tutelare le aziende contro il rischio di gravi errori procedurali (che sono dietro l’angolo, anche perché le normative relative sono in continua evoluzione) e, contemporaneamente, garantire il massimo grado di sicurezza informatica.

Inoltre la collaborazione con queste aziende specializzate permette di cogliere al meglio le vaste opportunità che si celano dietro la dematerializzazione. Non solo risparmio di tempo, denaro e impennata dell’efficienza; ma anche possibilità di migliorare i propri strumenti di analisi (anche tramite l’interpretazione di Big Data, Smart Data, Deep Data) e di Customer Communication. Opportunità, inoltre, che si moltiplicano con l’avanzare degli strumenti tecnologici a nostra disposizione.

 

La Pubblica Amministrazione digitale italiana: c’è ancora molta strada da fare

Forse non è un caso che, dalla sua entrata in vigore nel 2006, il Codice Amministrativo Digitale sia stato oggetto di ben 29 aggiornamenti, il più recente e significativo è quello del Decreto Legislativo del 13 dicembre 2017, n.217 (qui si può leggere il testo completo).

Tutto questo indica che la strada per la completa digitalizzazione in Italia è stata aperta ed è al centro delle agende dei legislatori, da un lato, ma dall’altro questo percorso pieno di ripensamenti è anche il sintomo di un procedere fin troppo a singhiozzo. C’è molto, moltissimo su cui lavorare, insomma. E molti dei problemi sono da imputare a un contesto più generale, quello del grado di digitalizzazione dell’ecosistema economico, amministrativo e sociale italiano. Stando al rapporto DESI sullo stato della digitalizzazione aggiornato al maggio
2018, l’Italia occupa la quart’ultima posizione tra i Paesi europei, davanti solo a Grecia, Bulgaria e Romania, e ben lontana da paesi come Regno Unito, Francia e Germania.

Questo quadro non positivo è confermato dal recente rapporto di Anitec-Assinform: il mercato digitale in Italia, nel 2017, è cresciuto del 2,3%. Una buona notizia: la crescita è confermata stabile anche per il 2018. La cattiva notizia è che il livello è ancora molto lontano dagli standard europei. Dunque, lo ripetiamo: c’è ancora molta strada da fare. E il gap da colmare è molto ampio, ma la direzione è quella giusta. Sta al legislatore, ma (attenzione!) anche al comparto produttivo, agire con ancora più decisione.

Si pensi, ad esempio, alla decisa accelerazione alla digitalizzazione della Pubblica Amministrazione avvenuta attraverso l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica (abbiamo dedicato un intero articolo, in questo stesso blog, alle novità sulla fatturazione elettronica relative al 2019): in soli sei mesi, nel 2019, si è sfiorato il miliardo di dati trasmessi al fisco.

Detta in poche parole: il futuro sta arrivando. Bisogna farsi trovare pronti, ma è importante, nel frattempo, saper gestire al meglio il presente. E nella gestione documentale il presente che abbiamo di fronte agli occhi è fatto di una gestione mista: il documento cartaceo e quello digitale, al momento attuale, coesistono, con tutte le problematiche del caso. Per tenere sotto controllo e trarre i migliori frutti da questa coesistenza sono indispensabili, dunque, strumenti efficaci come il contrassegno elettronico. Ed è proprio su questo punto che ci concentreremo ora.

 

Cos’è il contrassegno elettronico e quali caratteristiche deve avere

A livello tecnico, il contrassegno elettronico è una sequenza di bit che viene associata a un documento analogico, a una parte di esso o a una sua copia, o – infine – ai suoi dati identificativi.

Le linee guida per il contrassegno elettronico sono regolamentate dalla circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale n. 62/2013, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 138 del 14 giugno 2013: documento in cui si definiscono le modalità tecniche di generazione, apposizione e verifica del contrassegno elettronico.

Uscendo dai tecnicismi, questo strumento permette di effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico. Una “carta d’identità” digitale, insomma, relativa a una risorsa che – al momento – è ancora cartacea: capace, appunto, di identificarla in maniera univoca.

Gli scenari di utilizzo del contrassegno elettronico sono di tre tipi diversi:

  1. Contrassegno contenente i dati del documento originale;
  2. Contrassegno contenente i dati di un estratto o di una copia del documento originale;
  3. Contrassegno contenenti i dati di un documento non conservato presso l’amministrazione;

Al di là delle differenze, tutti i contrassegni elettronici devono avere obbligatoriamente queste caratteristiche:

  1. Possibilità di stampa: il formato scelto per la creazione del contrassegno elettronico deve poter garantire, sempre e in qualunque circostanza, la stampa del documento stesso ricorrendo anche a stampanti reperibili in commercio;
  2. Verificabilità: il formato scelto deve consentire la verificabilità del documento anche utilizzando tecnologie di largo consumo;
  3. Trasparenza sulle specifiche tecniche: devono essere rilasciate le specifiche tecniche utilizzate dall’amministrazione per la generazione, l’apposizione e la verifica del contrassegno elettronico;
  4. Verifica software: lo sviluppatore deve rendere disponibile sul proprio sito i software utilizzati per eseguire la verifica della corrispondenza;
  5. Conformità alla legge: l’hardware e i software per la produzione del contrassegno elettronico devono rispettare i principi stabiliti dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4 e dal DM 8 luglio 2005.

Alla luce della complessità dell’argomento, risulta evidente quanto sia imprescindibile affidarsi ad aziende specializzate e con un solido know-how, che pongano grande attenzione al continuo aggiornamento e che abbiano un approccio smart e di avanguardia alle tematiche sia del B2B (Business to Business) che del B2C (Business to Customer).

In questo senso, le soluzioni Paperless Experience di Doxee offrono delle garanzie assolute e sono state adottate da colossi industriali come Fastweb, ma anche da molte amministrazioni pubbliche in tutta Italia.

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