NSO – Ordine Elettronico: di cosa parliamo?

Ordine Elettronico – NSO: quali sono gli obiettivi di questo importante progetto e quali sono le sue funzioni? Lo chiariremo in questo post.

L’ordine d’acquisto (detto anche ODA) è uno dei documenti fondamentali del processo di acquisto di beni e servizi. Viene emesso dal Cliente e indirizzato al Fornitore. Nell’ambito della Pubblica Amministrazione è un documento “critico”, perché rappresenta la prima formalizzazione di una transazione tra i clienti (la PA) e i suoi fornitori e soprattutto innesca anche un processo di spesa pubblica.

Il prossimo 1 gennaio 2021 entrerà in vigore l’obbligo, per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale, di emettere ordini esclusivamente in formato elettronico nei confronti dei propri fornitori per l’acquisto di servizi. Ricordiamo che, a partire dal 1 febbraio 2020 è già in vigore l’obbligo di emissione di ordine elettronico per l’acquisto di beni.

 

Andiamo con “ordine”: i riferimenti normativi

La Legge di Bilancio 2018 (Legge 27 Dicembre 2017, n.205) oltre all’obbligo della Fatturazione Elettronica ha introdotto anche l’obbligatorietà, per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni, di emissione degli ordini di acquisto in formato esclusivamente elettronico, “al fine di incentivare l’efficienza e la trasparenza del sistema di approvvigionamento della Pubblica Amministrazione”. La stessa legge ha stabilito inoltre che la trasmissione dei suddetti documenti deve avvenire “per mezzo del sistema di gestione messo a disposizione dal Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato”.

Il successivo Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 Dicembre 2018, novellando anche la Legge di Bilancio, ha istituito il cosiddetto NSO-Nodo Smistamento Ordini ovvero il sistema di gestione preposto alla trasmissione telematica dell’ordine in formato elettronico, però limitando l’ambito ai soli enti del Servizio Sanitario Nazionale.

Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 27 Dicembre 2019 è poi intervenuto per disciplinare ulteriormente modalità e tempistiche, fissando le seguenti scadenze normative per l’avvio dell’obbligo:

  • 1 febbraio 2020 (quindi già in vigore) per gli ordini relativi ai beni;
  • 1 gennaio 2021 anche per gli ordini relativi ai servizi.

Sempre con riferimento all’ambito degli enti del Servizio Sanitario Nazionale.

Un aspetto importante riguarda l’integrazione con le fatture elettroniche: la normativa prevede infatti che la fattura elettronica verso la PA debba obbligatoriamente riportare gli estremi dell’ordine elettronico a cui si riferisce. È importante sottolineare che, entro pochi mesi, le PA non potranno più liquidare fatture che non riportano questa informazione. Le attuali disposizioni prevedono tuttavia un periodo transitorio di un anno prima dell’applicazione dell’obbligo.

L’istituzione del progetto “Ordine Elettronico-NSO”, nella volontà del legislatore, intende perseguire almeno due importanti e, per certi versi, “rivoluzionari” obiettivi: la digitalizzazione di un altro “pezzo” importante del processo dell’e-procurement pubblico e il monitoraggio “on-line” della spesa degli enti della Pubblica Amministrazione.

Infatti la piattaforma NSO si inserisce in un sistema nazionale più vasto, l’ApIR (Acquisti Pubblici in Rete), che collega diverse infrastrutture tra di loro dialoganti, tra le quali figura anche il Sistema di Interscambio (SdI) per la gestione delle fatture elettroniche, che ben conosciamo.

 

Processi di business per l’Ordine Elettronico

La normativa e le regole tecniche vigenti individuano tre processi di business per l’invio e la ricezione dell’ordine elettronico tramite NSO:

  • Ordinazione semplice, in cui può essere utilizzato un solo tipo di Documento (l’Ordine), che viene inviato dal cliente (la PA) al fornitore.
  • Ordinazione completa, in cui possono essere utilizzati fino a tre tipi di Documento (l’Ordine, la Risposta e l’Ordine di riscontro). L’invio dell’ordine può infatti contemplare anche un flusso di risposta (dal fornitore al cliente) e un successivo ordine di riscontro (dal cliente verso il fornitore).
  • Ordinazione preconcordata, in cui possono essere utilizzati due tipi di Documento (l’Ordine pre-concordato e l’Ordine di riscontro). In questo caso è direttamente il fornitore a veicolare verso NSO l’ordine su cui la PA può dare il riscontro. 

 

Come funziona l’NSO?

La piattaforma NSO (Nodo Smistamento Ordini) è un sistema telematico di interconnessione tra cliente (la PA) e fornitore, simile al Sistema di Interscambio (SdI) della Fatturazione Elettronica, ma in questo caso sotto la gestione del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato.

 

Attori e ruoli nella relazione con NSO

La relazione con la piattaforma NSO prevede la presenza di tre tipi di attori che possono quindi dialogare tra di loro:

  • il Cliente, cioè l’ente della Pubblica Amministrazione che acquista beni e/o servizi ovvero il soggetto che può rappresentarlo e aggregarlo ad altri enti PA nel ciclo degli acquisti;
  • il Fornitore, cioè l’operatore economico che fornisce beni e/o servizi agli enti della Pubblica Amministrazione o ai soggetti che li rappresentano o aggregano;
  • l’Intermediario, ossia il soggetto o il sistema che gestisce per conto del Cliente e/o del Fornitore, interamente o in parte, il processo di creazione, invio, ricezione ed elaborazione dei Messaggi.

Ai fini del modello della piattaforma ciascun attore può assumere i seguenti ruoli:

  • Mittente del messaggio: può essere il Cliente o il Fornitore da cui origina il Messaggio;
  • Destinatario del messaggio: può essere il Cliente o il Fornitore a cui è indirizzato il Messaggio;
  • Trasmittente: che può essere il Cliente, il Fornitore o l’Intermediario che invia il Messaggio a NSO;
  • Ricevente: che può essere il Cliente, il Fornitore o l’Intermediario che riceve il Messaggio da NSO.

Da questo si evince l’importanza dell’intermediario, perché, come succede nel modello SdI-Fatturazione Elettronica, questo attore diventa il principale gestore, organizzativo e tecnologico, dell’ordine elettronico, consentendo l’integrazione di questo documento con i sistemi gestionali e contabili di clienti e fornitori e a valle la conservazione digitale a norma, necessaria in quanto trattasi di documenti informatici.

 

Le funzioni di NSO

NSO svolge tre funzioni principali, per conto quindi dell’Amministrazione centrale dello Stato e verso i fornitori di questa:

  • Identificazione, con la quale NSO provvede ad individuare in modo univoco i messaggi che transitano e che contengono il documento “ordine elettronico”;
  • Validazione, con cui NSO provvede a verificare la correttezza dei dati che compongono il Messaggio;
  • Trasmissione, con cui NSO provvede a inoltrare al Ricevente (Cliente, Fornitore o Intermediario) il Messaggio, se validato.

Come indicato anche nel paragrafo successivo, queste funzioni sono attivate sulla base del canale prescelto di trasmissione. Per ognuna di queste funzioni e per ogni oggetto trasmesso vengono attivate diverse serie di controlli che generano specifiche notifiche, costituite anch’esse da messaggi in formati strutturati, al fine di consentire una loro gestione automatizzata sui sistemi interni di gestione o contabilità.

In particolare potranno essere restituite al mittente le seguenti notifiche:

  • Per la funzione di validazione:
    • validazione;
    • scarto/non-validazione;
  • Per la funzione di trasmissione:
    • consegna;
    • mancata Consegna;
    • avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito.

 

I canali di trasmissione da/verso NSO

Le regole tecniche per l’applicazione del modello prevedono i seguenti canali di comunicazione da/verso la piattaforma NSO:

  • Portale web/Servizio SdICoop (solo per le PA);
  • Posta Elettronica Certificata;
  • FTP;
  • Peppol.

In sostanza le modalità sono analoghe a quelle già definite ed utilizzate nel modello SdI-Fatturazione Elettronica. Si aggiunge però la possibilità di utilizzare l’infrastruttura PEPPOL, formata da una rete di Access Point (AP), ossia da un sistema di “nodi” già nativamente dotati di un proprio sistema di registrazione ed indirizzamento che consente al mittente di conoscere uno specifico identificativo del destinatario del messaggio.

Nello scenario di utilizzo del canale Peppol, il sistema NSO esegue solamente la fase di validazione della correttezza del messaggio, in quanto la trasmissione “fisica” avviene direttamente all’interno dell’infrastruttura PEPPOL attraverso i suoi Access Point.

Come per il modello SdI-Fatture Elettroniche anche in questo caso occorre procedere all’accreditamento dei canali (tranne che per il canale PEC), attività che può essere effettuata direttamente anche dagli intermediari.

 

Gli oggetti e i formati per l’Ordine Elettronico con NSO

Il messaggio che viaggia nella transazione con la piattaforma NSO è composto da:

  • busta di trasmissione, contenente i dati necessari per il corretto indirizzamento (il Mittente e il Destinatario);
  • corpo del messaggio, che costituisce il Documento Ordine Elettronico, contenente i dati dei processi di business, così come individuati dalle regole tecniche (es. Ordine, Risposta, Ordine di riscontro).

Anche in questo caso le regole tecniche prendono come riferimento gli standard di riferimento del “mondo” Peppol, stabilendo che i documenti gestiti da NSO dovranno avere formati e tracciati UBL (Universal Business Language), un sottoinsieme dello standard XML, prevedendo inoltre la possibilità (anche in questo come per le fatture elettroniche) di inserire allegati.

 

Aggancio ordine elettronico – fattura elettronica

Come detto anche prima, i dati fondamentali del tracciato dell’ordine elettronico saranno quelli che poi andranno riportati anche all’interno della relativa fattura elettronica. Per qeusto scopo è stata definita la cosiddetta “tripletta identificativa” degli ordini elettronici, costituita dai seguenti dati da inserire in entrambi i documenti e quindi consentire il loro aggancio:

  • Identificativo unico dell’ordine;
  • Data di emissione;
  • Identificativo del soggetto che emette l’ordine.

 

Una tappa di un percorso

Perché siamo di fronte ad un passo importante? Con l’introduzione della gestione degli ordini elettronici si compie dunque il completamento di un’altra tappa fondamentale di un percorso ben più grande, che porta alla digitalizzazione dell’intero e-procurement pubblico e probabilmente, come successo per la fattura elettronica, anche delle aziende private, consentendo quindi anche nello stesso tempo una crescita qualitativa della cultura digitale italiana ed europea, lasciando ben sperare per il nostro futuro.

 

Fonti

  • Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana 
  • Ministero dell’Economia e delle Finanze/Ragioneria Generale dello Stato) 

 

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