L’evoluzione del ciclo dell’ordine: l’introduzione del DDT elettronico

L’ordine elettronico  NSO, di cui abbiamo già avuto modo di parlare in un precedente articolo, è stata una delle principali novità del 2020 nell’ambito del public eprocurement, ma non si può certo dire che si tratti di un capitolo chiuso: al contrario, possiamo affermare che la strada da percorrere è ancora lunga e costellata di opportunità. Si può ragionevolmente supporre che i prossimi passi saranno l’estensione dell’utilizzo di NSO a tutte le Pubbliche Amministrazioni, la digitalizzazione del Documento di Trasporto DDT e, in prospettiva, la diffusione dell’utilizzo del Nodo Smistamento Ordini anche al settore privato 

 

L’estensione di NSO alle altre Pubbliche Amministrazioni 

Nel corso di quest’ultimo anno, la piattaforma NSO è stata ampiamente testata nell’ambito nel Servizio Sanitario Nazionale. A partire dal prossimo primo gennaio 2021, il suo utilizzo diverrà ancora più esteso, dato che gli enti affiliati al Servizio Sanitario dovranno servirsene in modo esclusivo anche per la fornitura di servizi, oltre che di beni. Il Settore Sanitario è stato, dunque, una sorta di “palestra” per mettere a punto uno strumento che dovrà poi essere messo al servizio di tuttgli altri settori della Pubblica Amministrazione. 

Anche se non è possibile dare dei tempi precisi per questa evoluzione, si tratta comunque di un percorso imprescindibile, che il legislatore italiano ha già previsto, almeno per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni, e che certamente si compirà nei prossimi anni, una volta che l’utilizzo di NSO nel Settore Sanitario sarà entrato a pieno regime. D’altra parte, i numeri dimostrano che questo settore e i suoi fornitori hanno ormai preso familiarità con questo strumento: nel settembre appena trascorso, il 99% degli ordini elettronici è andato a buon fine e i tempi sembrano maturi per intraprendere il passo successivo.  

Come è accaduto per la fattura elettronica, è altamente probabile, e anzi forse auspicabile, che anche l’ordine elettronico entri a far parte della quotidianità di tutti gli enti e le aziende del nostro Paese, rivoluzionando completamente i processi dell’ordine a cui siamo abituati, in direzione di un sempre maggiore efficientamento. 

 

DDT elettronico: il tassello mancante 

Come si è già avuto modo di vedere, l’ordinazione elettronica tramite NSO si va ad aggiungere alla fattura elettronica, compiendo così un ulteriore passo nell’evoluzione dell’intero ciclo dell’ordine verso lo scenario digitale. Tuttavia, manca ancora un tassello importante, ovvero la digitalizzazione del Documento di Trasporto (DDT) o, in caso di fornitura di servizi, dello Stato Avanzamento Lavori (SAL)Peraltro, si tratta di un aspetto comunque già previsto dalla Legge di Bilancio del 2018, che fa in generale riferimento alla volontà di convertire in formato elettronico tutti i documenti necessari al compimento del ciclo dell’ordine, quindi non solamente ordine e fattura. 

Si tratta, quindi, di vedere come verrà affrontato questo tema sotto il profilo pratico, con quali modalità questi documenti verranno digitalizzati e, soprattutto, come sarà possibile collegarli in modo efficace all’ordinazione elettronica NSO e alla fattura, in modo da poter gestire agevolmente il ciclo dell’ordine. Qualche ipotesi è già possibile farla e, anche in questo caso, un valido aiuto potrebbe arrivare dalle soluzioni sviluppate nell’ambito della rete PEPPOL. 

Già nel marzo di quest’anno, infatti, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha avviato la consultazione pubblica per adottare uno specifico tracciato di PEPPOL anche per il nostro DDT elettronico. La consultazione si è già conclusa con successo e da agosto AgID e PEPPOL hanno messo a disposizione un documento che descrive in modo dettagliato le specifiche di un formato europeo comune per il Documento di TrasportoQueste specifiche non hanno, almeno per il momento, carattere obbligatorio e vincolante per tutti, ma forniscono un valido supporto nell’implementazione di un formato di DDT interoperabile e che, in un prossimo futuro, potrebbe rappresentare uno step indispensabile per il successo dell’evoluzione del ciclo dell’ordine. È stato, dunque, delineato un profilo specifico del tracciato Despatch Advice 3.0, un tracciato già previsto dalla rete PEPPOL, che tiene conto delle caratteristiche peculiari del modello di eprocurement italiano, garantendo al contempo la massima interoperabilità a livello pan-europeo.  

L’obiettivo dichiarato di AgID, in questo modo, è fornire alle organizzazioni abilitate PEPPOL, o che vogliono abilitarsi, e ai loro fornitori ICT gli strumenti necessari per implementare efficacemente e agevolmente il DDT elettronico sfruttando un formato interoperabile, che supporti il commercio transfrontaliero nell’ambito del Mercato Unico Europeo. 

 

Il Despatch Advice 3.0 e il DDT elettronico 

Senza scendere in tecnicismi, si vuole qui solo cercare di delineare brevemente come il nuovo DDT elettronico si vada ad incastonare nell’infrastruttura PEPPOL e come, quindi, potrà in futuro collegarsi allo scenario NSO. 

Come si è già visto nel post precedente, il Documento di Trasporto fa parte, insieme all’ordine elettronico, di quei documenti di “post-aggiudicazione” che in PEPPOL vengono definiti attraverso delle specifiche denominate “Post-Award BIS Specification and Guidelines”. Più precisamente, PEPPOL fa riferimento al Dispatch Advice, ovvero l’Avviso di Spedizione, che in Italia viene utilizzato anche come Documento di Trasporto. Tradizionalmente, il DDT come lo conosciamo contiene la data di consegna o spedizione, le generalità di cedente, cessionario, eventuale vettore e, naturalmente, la puntuale descrizione della merce e del quantitativo. 

Tutte queste informazioni sono naturalmente previste anche nel tracciato del Dispatch Advice 3.0, che permette inoltre di includere svariate informazioni aggiuntive, come ad esempio la presenza di materiali pericolosi nella spedizione, la tipologia del trasporto, le caratteristiche dell’imballaggio e molto altro. Soprattutto, il tracciato in questione contiene uno specifico campo da utilizzare per effettuare la riconciliazione automatica tra il DDT stesso e l’ordine elettronico a cui questo si riferisce, aspetto che come si vedrà porta con sé svariati benefici. 

Al momento, nel documento rilasciato da AgID e PEPPOL non si fa ancora riferimento al SAL – Stato di Avanzamento Lavori, ma certamente in futuro verranno forniti anche i formati e gli strumenti per gestire questa tipologia di documento, magari prendendo come punto di partenza ancora una volta il Dispatch Advice 3.0. 

 

Oltre la Pubblica Amministrazione 

Implementare in modo sistematico e congiunto ordine elettronico, DDT elettronico e fattura elettronica, come si può vedere, consentirebbe a enti e aziende di poter gestire l’intero ciclo di approvvigionamento di beni e servizi in modo totalmente automatizzato e trasparenteI vantaggi maggiori e più immediati sono l’ottimizzazione delle risorse, lo snellimento e la maggiore rapidità dei processi, la sensibile riduzione della possibilità di errori, la totale trasparenza e tracciabilità delle transazioni, la certezza dei pagamenti. 

Si tratta di aspetti che evidentemente trascendono la necessità di ottemperare o meno ad eventuali obblighi di legge. Poiché sia per l’ordine elettronico, sia per il DDT elettronico disponiamo già di tracciati consolidati e strutturati in nome dell’interoperabilità sul territorio europeo, potrebbe essere vantaggioso per tutte le aziende private iniziare a confrontarsi con questi strumenti e pensare alla loro implementazioneLe aziende fornitrici dei Servizio Sanitario Nazionale si sono già dovute adeguare all’utilizzo di NSO per adempiere alla normativa vigente e la maggior parte di queste dichiara di aver già potuto apprezzare sensibili benefici. 

Non c’è ragione, dunque, di attendere che l’utilizzo di questi strumenti diventi obbligatorio per legge per adeguarsi e iniziare a beneficiare degli effetti positivi che sono in grado di apportare. Potrebbe, invece, essere strategico giocare d’anticipo e pensare già sin d’ora a come integrarli al meglio nei propri processi aziendali. Ciò permetterebbe di avere maggior tempo a disposizione per individuare la soluzione più congeniale in base alle caratteristiche peculiari della propria realtà aziendale. Questo consentirebbe alle aziende più lungimiranti non solo di avvantaggiarsi rispetto ai propri competitor, ma anche di non farsi cogliere impreparate rispetto ad uno scenario che, ormai è facile intuirlo, prima o poi diventerà la norma imprescindibile per tutti.  

Inoltre, come si è ricordato anche nell’apertura di questo contributo, sia NSO che il nuovo DDT elettronico si basano su formati e tracciati interoperabili, che quindi permettono di gestire agevolmente anche transazioni con altri partner europei, consentendo quindi alle aziende di ampliare le proprie prospettive molto oltre l’ambito nazionale. 

 

Fonti 

  • Ministero dell’Economia e delle Finanze/ Ragioneria Generale dello Stato 
  • AgID Agenzia per l’Italia Digitale 
  • Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana 

 

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