Articolo 1: ambito di applicazione e destinatari

  1. I principi e le disposizioni del presente Codice Etico (di seguito il “Codice”) costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà, che qualificano l’adempimento delle prestazioni lavorative ed il comportamento nell’ambiente di lavoro.
  2. I principi e le disposizioni del Codice sono vincolanti per gli amministratori di Doxee S.p.A. (“Amministratori”), per tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con Doxee S.p.A. (“Dipendenti”) e per tutti coloro che operano per Doxee S.p.A., quale che sia il rapporto, anche temporaneo, che li lega alla stessa (“Collaboratori”). Gli Amministratori, i Dipendenti e i Collaboratori sono di seguito definiti congiuntamente “Destinatari”.
  3. Il Codice sarà portato a conoscenza di terzi che ricevano incarichi da Doxee S.p.A. o che abbiano con essa rapporti stabili o temporanei nonché, con specifico riferimento ai collaboratori esterni, nel rispetto delle relative pattuizioni contrattuali.

Articolo 2: comunicazione

  1. Doxee S.p.A. provvede ad informare tutti i Destinatari sulle disposizioni e sull’applicazione del Codice, raccomandandone l’osservanza.
  2. I Destinatari, anche nel rispetto della vigente normativa, devono astenersi dal porre in essere comportamenti contrari alle disposizioni contenute nel Codice e devono tempestivamente riferire ai soggetti cui compete la ricezione, le seguenti informazioni:
    1. qualsiasi notizia in merito alla violazione, o alla possibile violazione, delle disposizioni contenute nel Codice;
    2. qualunque richiesta di violazione al Codice sia stata loro sottoposta.

Articolo 3: responsabilità

  1. Ciascun Destinatario svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti e il tempo a sua disposizione ed assumendo le responsabilità connesse agli adempimenti, nel rispetto della vigente normativa, nonché delle procedure e delle competenze stabilite da Doxee S.p.A..
  2. Eventuali violazioni del codice etico commesse da Dipendenti costituiranno inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e illecito disciplinare, e saranno sanzionate come tali, nel rispetto delle disposizioni della legge e del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro (e ciò indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti tenuti e/o dall’instaurazione di un procedimento penale, ove ricorra un reato).
  3. Qualora la violazione del codice etico sia posta in essere da un Collaboratore, tale comportamento sarà sanzionato in conformità a quanto previsto dalle relative pattuizioni contrattuali, ad esempio attraverso la risoluzione del contratto.
  4. Qualora la violazione delle norme del codice sia posta in essere da uno o più componenti del Consiglio di Amministrazione, detta violazione sarà valutata in funzione della sua gravità e potrà comportare – nei casi più gravi – la revoca per giusta causa degli stessi, secondo quanto previsto dalle norme di legge.

Articolo 4: correttezza

  1. Tutte le azioni e le operazioni compiute ed i comportamenti tenuti da ciascuno dei Destinatari nello svolgimento della funzione o dell’incarico, sono ispirati alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale, secondo le norme vigenti e le procedure interne, nonché alla correttezza, alla collaborazione, alla lealtà ed al reciproco rispetto.
  2. I Destinatari non utilizzano a fini personali informazioni, beni e attrezzature di cui dispongano nello svolgimento della funzione o dell’incarico.
  3. I Destinatari sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice ed i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Doxee S.p.A. può giustificare una condotta non onesta e non conforme alla vigente normativa.
  4. I Dipendenti di Doxee S.p.A. devono astenersi dallo svolgere attività di concorrenza con quelle di quest’ultima, rispettare le regole aziendali ed attenersi ai precetti del presente Codice, la cui osservanza è richiesta anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 del codice civile.
  5. Ciascun Destinatario non accetta, né effettua, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni, che possano recare pregiudizio a Doxee S.p.A. o indebiti vantaggi per sé, per Doxee S.p.A. o per terzi; ciascun Destinatario, altresì, respinge e non effettua promesse e/o offerte indebite di denaro o altri benefici, salvo che questi ultimi siano di modico valore e non correlati a richieste di alcun genere.
  6. Qualora il Destinatario riceva da parte di un terzo una offerta o una richiesta di benefici, salvo omaggi di uso commerciale o di modico valore, non accetta detta offerta, né aderisce a detta richiesta e ne informa immediatamente il proprio superiore gerarchico o il soggetto cui sia tenuto a riferire per le iniziative del caso.

Articolo 5: conflitto di interesse

  1. I Destinatari perseguono, nello svolgimento della propria attività e/o incarico, gli obiettivi e gli interessi generali di Doxee S.p.A., nel rispetto della vigente normativa e del presente Codice.
  2. I Destinatari informano senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli di Doxee S.p.A. (o qualora di tali interessi siano titolari prossimi congiunti) ed in ogni altro caso in cui ricorrano ragioni di convenienza. I Destinatari rispettano le decisioni che in proposito sono assunte da Doxee S.p.A. astenendosi, in ogni caso, dal compiere operazioni in conflitto di interessi.

Articolo 6: riservatezza

  1. I Destinatari assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie e informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività di Doxee S.p.A., nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti, del presente Codice e delle procedure interne.

Articolo 7: relazioni d’affari

  1. Doxee S.p.A. nello svolgimento delle relazioni d’affari si ispira ai principi di legalità, lealtà, correttezza, trasparenza ed efficienza.
  2. I Dipendenti di Doxee S.p.A. ed i Collaboratori, le cui azioni possono essere in qualche modo riferibili ad Doxee S.p.A. stessa, dovranno seguire comportamenti corretti negli affari di interesse di Doxee S.p.A. e, in particolare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, indipendentemente dalla competitività del mercato o dalla importanza dell’affare trattato, astenendosi dal porre in essere, legittimare, accettare o favorire comportamenti che non siano strettamente conformi alla vigente normativa ed ai principi di correttezza, diligenza e lealtà di cui al presente Codice.

Articolo 8: rapporti con i clienti

  1. Doxee S.p.A. persegue il proprio successo di impresa sui mercati attraverso l’offerta di prodotti e servizi di qualità a condizioni competitive e nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenza leale.
  2. Doxee S.p.A. riconosce che l’apprezzamento di chi richiede prodotti o servizi è di primaria importanza per il suo successo di impresa. Doxee S.p.A. si impegna pertanto a: osservare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti; fornire, con efficienza e cortesia, nei limiti delle previsioni contrattuali, prodotti di alta qualità che soddisfino o superino le ragionevoli aspettative del cliente; fornire accurate ed esaurienti informazioni circa i prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli; attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

Articolo 9: rapporti con i fornitori

  1. La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità e del prezzo del bene o del servizio, nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività.
  2. Nei rapporti di fornitura Doxee S.p.A. si impegna a: osservare le procedure interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori; non precludere ad alcuna azienda fornitrice, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura presso Doxee S.p.A., adottando nella selezione criteri di valutazione oggettivi, secondo modalità dichiarate e trasparenti; ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti di Doxee S.p.A. in termini di qualità, costo e tempi di consegna in misura almeno pari alle loro aspettative; mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali.

Articolo 10: rapporti con le istituzioni

  1. I rapporti di Doxee S.p.A. e dei Destinatari nei confronti delle istituzioni pubbliche locali, nazionali, comunitarie e internazionali (“Istituzioni”), nonché nei confronti di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni, di pubbliche istituzioni, di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici, anche economici, di enti o società pubbliche di carattere locale, nazionale o internazionale (“Pubblici Funzionari”) sono intrattenuti da ciascun Amministratore e da ciascun Dipendente, quale che sia la funzione o l’incarico, o, se del caso, da ciascun Collaboratore, nel rispetto della normativa vigente e sulla base dei principi generali di correttezza e di lealtà.
  2. Nel caso specifico dell’effettuazione di una gara con la Pubblica Amministrazione, Doxee S.p.A. ed i Destinatari dovranno operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale.
  3. Doxee S.p.A. non si farà mai rappresentare, nell’ambito dei rapporti con le Istituzioni o con Pubblici Funzionari, da Dipendenti o Collaboratori con riferimento ai quali si possano creare conflitti d’interesse.
  4. Fermi restando tutti gli obblighi imposti dalla vigente normativa in materia, Doxee S.p.A. e i Destinatari si asterranno, nel corso di trattative d’affari, di richieste o di rapporti commerciali con le Istituzioni o con Pubblici Funzionari, dall’intraprendere (direttamente o indirettamente) le seguenti azioni:
    1. esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti delle Istituzioni o Pubblici Funzionari, a titolo personale;
    2. offrire o in alcun modo fornire, accettare o incoraggiare omaggi, favori o pratiche commerciali o comportamentali che non siano improntati alla più aperta trasparenza, correttezza e lealtà e, in ogni caso, che non siano conformi alla vigente normativa applicabile;
    3. sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti o che comunque violino la parità di trattamento e le procedure di evidenza pubblica attivate dalle Istituzioni o da Pubblici Funzionari.
  5. Doxee S.p.A., qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni e associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del Codice.

Articolo 11: tutela sicurezza e salute

  1. Nell’ambito della propria attività, Doxee S.p.A. si ispira al principio di salvaguardia dell’ambiente e persegue l’obiettivo di tutelare la sicurezza e la salute dei Destinatari.
  2. Le attività di Doxee S.p.A. devono essere gestite nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione.

Articolo 12: controllo e trasparenza contabile

  1. I Destinatari si impegnano, in conformità alle rispettive funzioni e mansioni, a far sì che i fatti relativi alla gestione della società siano rappresentati in maniera corretta e veritiera nella contabilità di Doxee S.p.A..
  2. I documenti attestanti l’attività di registrazione contabile devono poter consentire la celere ricostruzione dell’operazione contabile, l’individuazione dell’eventuale errore, nonché del grado di responsabilità all’interno del singolo processo operativo.
  3. E’ obbligo dei Destinatari, sempre nell’ambito delle rispettive funzioni e mansioni, controllare la correttezza e veridicità delle registrazioni contabili e rendere noti, a chi di competenza, eventuali errori, omissioni e/o falsificazioni delle stesse.

Articolo 13: acceptable use policy dei sistemi informativi aziendali

L’utilizzo di tecnologie informatiche, ed in particolare l’accesso alla rete Internet, espone Doxee ai rischi di un coinvolgimento sia patrimoniale sia penale, creando problemi alla sicurezza e all’immagine dell’Azienda stessa. Premesso quindi che l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche dell’Azienda deve sempre ispirarsi al principio della diligenza e correttezza, comportamenti che normalmente si adottano nell’ambito di un rapporto di lavoro, Doxee ha adottato una Acceptable Use Policy dei sistemi informativi aziendali costituente un regolamento interno diretto ad evitare che comportamenti inconsapevoli possano innescare problemi o minacce alla sicurezza nel trattamento dei dati.

Tale regolamento contiene le norme di comportamento relative all’utilizzo degli strumenti di lavoro aziendali.

Tali norme sono adottate per il rispetto delle normative interne Doxee e della normativa sulla tutela dei dati personali (Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con Decreto Legislativo n. 196/03, in seguito indicato con D.Lgs. 196/03).

Si ricorda che in generale è obbligatorio attenersi alle disposizioni in materia di tutela dei dati personali indicate nella lettera di designazione di Incaricato del trattamento dei dati ai sensi del D.Lgs. 196/03.

Questo regolamento è a disposizione di tutti i partner che intrattengono relazioni istituzionali o commerciali con Doxee S.p.A. a tutela delle migliori condizioni di sicurezza necessarie allo svolgimento ottimale delle attività di cui sopra.

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