Wenn eine Customer-Communication-Management-Plattform das Ende ihrer Lebensdauer erreicht oder wenn die Unternehmens-Kommunikation auf einer Infrastruktur und Governance außerhalb des EU-Rechtsraums betrieben wird, verändert sich das Risikoprofil schnell. Support Modelle werden restriktiver, Upgrade-Optionen nehmen ab und Compliance-Prüfungen werden strenger – gerade dann, wenn geschäftskritische Kommunikation präzise, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben muss.
Es gibt jedoch einen besseren Ansatz für die Migration einer CCM-Plattform. Mit der richtigen Ausgangsbasis ist der Wechsel kein mühsamer Neuaufbau, sondern ein kontrollierter Übergang: Was funktioniert, bleibt erhalten. Was nicht mehr skalierbar ist, wird modernisiert. So schaffen Sie die Voraussetzungen für stärkere Governance, mehr Automatisierung und eine überzeugendere digitale Kundenkommunikation.
Replatforming oder Migration? Der entscheidende Unterschied beim CCM-Plattformwechsel
Viele Unternehmen reduzieren CCM noch immer auf die Dokumentenerstellung. Tatsächlich ist CCM aber eine zentrale Produktionsplattform für regulierte, kundenbezogene Kommunikation, zum Beispiel Rechnungen, Policen, Vertragsmitteilungen, Kontoauszüge, Onboarding Unterlagen und Serviceinformationen.
Klassische Migrationen basieren häufig auf der Annahme, dass ein System vollständig durch ein anderes ersetzt wird – und Betriebsunterbrechungen dabei unvermeidlich sind. Erfolgreiche Programme verstehen den Übergang dagegen als CCM-Replatforming.
CCM-Replatforming priorisiert Kontinuität an den geschäftskritischen Stellen des Systems:
- Soweit wie möglich Beibehaltung der Vorlagen und Layout- Logik
- Weitere Nutzung der Datenstrukturen und Integrationsschnittstellen zu vorgelagerten Systemen
- Gezielte Verbesserung des Betriebsmodells durch Portabilität, Governance und Automatisierung
Das Ergebnis ist ein Migrationsprogramm, das strukturiert und technisch gesteuert abläuft, mit klar definierten, messbaren Kontrollpunkten – statt als belastendes organisatorisches Großprojekt.
Operative Risiken in der CCM-Migration: Strategien zur systematischen Reduzierung
1) Aufwand für die Konvertierung von Vorlagen
Legacy-Systeme umfassen oft jahrelang gewachsene Vorlagenbestände, eingebettete Regeln und zahlreiche Sonderfälle. Oft wird davon ausgegangen, dass bei der Migration auslaufender CCM-Lösungen jede Vorlage manuell neu erstellt werden muss.
Ein effektiverer Ansatz ist die KI-gestützte Vorlagenkonvertierung, die Legacy-Formate erkennt und den Konvertierungsprozess beschleunigt. Statt repetitiver Handarbeit liegt der Aufwand auf Validierung, Ausnahmebehandlung und der Sicherstellung der Geschäftslogik.
Entscheidend ist dabei Governance: KI kann Konvertierungsschritte beschleunigen. Dennoch benötigen Teams weiterhin klare Testverfahren, definierte Freigabeprozesse und vollständige Rückverfolgbarkeit, um sicherzustellen, dass jede Ausgabe marken- und regulatorische Anforderungen erfüllt.
2) Störungen in vorgelagerten Systemen
Unbeabsichtigte Folgen sind ein häufiges Risiko: Eine CCM-Plattformmigration sollte ERP-, CRM-, Abrechnungs- oder Datenpipeline-Systeme nicht neu aufsetzen müssen.
Entscheidend ist die konsequente Nutzung offener, etablierter Standards entlang der bestehenden Integrationsarchitektur. Die native Unterstützung etablierter Strukturen und Formate wie XML und XSL FO hilft, vorgelagerte Systeme stabil zu halten, während die CCM-Ebene modernisiert wird. Bleiben Integrationsverträge unverändert, sinkt das Migrationsrisiko deutlich.
3) Lock-in, der den nächsten Ausstieg erschwert
Viele Umstellungen lösen das Problem von heute und schaffen die Abhängigkeit von morgen. Wenn Portabilität und offene Standards nicht frühzeitig bewertet werden, besteht das Risiko, denselben Zyklus später erneut durchlaufen zu müssen.
Seit dem 12. September 2025 gilt das EU-Datengesetz (Data Act). Es verschärft die Anforderungen an Wechselmöglichkeiten und Portabilität für bestimmte digitale Dienste. Damit wird Portabilität nicht nur zu einer technischen Präferenz, sondern zu einer strategischen Absicherung.
Worauf es ankommt: Die technischen Grundlagen einer risikoarmen CCM-Plattformmigration
Eine zukunftsfähige Kundenkommunikationsplattform sollte Migrationen vereinfachen und den Betrieb durch einige unverzichtbare Merkmale absichern.
Flexibilität bei der Bereitstellung über verschiedene Architekturen hinweg
Die Zielplattform sollte on Premise, Private Cloud, Public Cloud und Hybrid-Modelle unterstützen. So lassen sich Bereitstellungsentscheidungen an Sicherheitsrichtlinien, Risikorahmenwerke und betriebliche Anforderungen anpassen ohne unnötige Kompromisse.
Offene Integration als Standard
Enterprise CCM muss sich nahtlos in das bestehende Ökosystem einfügen. RESTful Services und OpenAPI konforme Schnittstellen ermöglichen verlässliche Interoperabilität und reduzieren Reibungsverluste beim Hinzufügen neuer Kanäle, Datenquellen, Zustelldienste oder Archivierungsanforderungen.
Offene Standards zur Vermeidung künftiger Abhängigkeiten
Die Unterstützung offener Standards und verbreiteter Formate erhöht die Portabilität und senkt das Risiko von Abhängigkeiten. Gleichzeitig erhöht sie die langfristige Wartung, weil sich Tools, Skills und Betriebsprozesse einfacher auf etablierte Standards ausrichten lassen.
KI beschleunigt die Migration und verbessert den laufenden Betrieb
KI übernimmt in einer modernen Kundenkommunikationsplattform zwei zentrale Rollen.
Während der Migration: KI-gestützte Vorlagenkonvertierung
KI-gestützte Konvertierung erkennt ältere Formate und beschleunigt die Überführung von Vorlagen in eine neue Umgebung. Das reduziert repetitive manuelle Arbeit, verkürzt die ersten Konvertierungszyklen und gibt Fachkräften mehr Zeit für Validierung, Ausnahmebehandlung und die Überprüfung der Geschäftslogik.
Nach der Inbetriebnahme: KI im Content Betrieb
Nach der Migration kann KI die tägliche Arbeit an Inhalten unterstützen, zum Beispiel bei der Texterstellung, bei Übersetzungen und bei Workflows für die Content-Produktion. Teams profitieren von schnellerer Iteration, während Governance dafür sorgt, dass Ergebnisse stets konform, nachvollziehbar und konsistent sind. Das führt zu kürzeren Produktionszyklen und höherer Reaktionsfähigkeit der Kommunikationsteams.
Damit entwickelt sich CCM über die reine Dokumentenerstellung hinaus. Je interaktiver und personalisierter Kommunikation gestaltet wird, desto stärker steigen die Nutzung digitaler Kanäle und die messbare Kundenbindung.
Eine CCM-Replatforming-Checkliste für den Arbeitsworkshop
Diese Checkliste dient als Ausgangspunkt, um die Realisierbarkeit Ihrer CCM-Plattformmigration zu bewerten:
- Prüfen Sie Vorlagenbestände, XML-Eingaben und eingebettete Logik, um den Konvertierungsumfang zu verstehen.
- Stellen Sie sicher, dass der Zielanbieter im EU-Rechtsraum operiert und klare operative Kontrolle gewährleistet.
- Prüfen Sie die Unterstützung offener Standards wie XML und XSL-FO, um künftige Abhängigkeiten zu vermeiden.
- Bewerten Sie Bereitstellungsoptionen für on-Premise, Private Cloud, Public Cloud und Hybrid-Modelle.
- Bewerten Sie KI-Tools zur Formaterkennung und zur Beschleunigung der Konvertierung.
- Definieren Sie Governance für denTemplate Lifecycle, Freigaben, Tests und Rückverfolgbarkeit.
- Prüfen Sie Portabilität in der Praxis, einschließlich Exportmöglichkeiten und realistischen Umsetzungszeitplänen.
FAQ
Ist die Migration einer CCM-Plattform von einer auslaufenden Lösung immer mit hohem Risiko verbunden?
Sie wird vor allem dann risikoreich, wenn Migration als manueller Neuaufbau verstanden wird. Mit stabilen Integrationen, klarer Governance und KI-gestützter Konvertierungsunterstützung wird der Übergang kontrollierbarer und besser planbar.
Was sollte zuerst priorisiert werden: Souveränität oder Migrationsgeschwindigkeit?
Beides lässt sich verbinden, wenn Sie von Anfang an die richtigen Leitplanken setzen: Betrieb im EU-Rechtsraum, offene Standards und Integrationsvoraussetzungen. Entscheidend ist eine Zielplattform, die diese Anforderungen gleichzeitig erfüllt.
Warum ist Flexibilität bei der Bereitstellung wichtig, wenn ein Umstieg in die Cloud geplant ist?
In regulierten Umgebungen ist häufig ein schrittweiser Übergang oder ein hybrider Betrieb notwendig. Flexible Bereitstellung erlaubt es, Architekturentscheidungen an Security und Compliance auszurichten, ohne später erneut die Plattform wechseln zu müssen.
Wie reduzieren offene Standards den Aufwand für die CCM-Migration?
Sie reduzieren zusätzliche Übersetzungsschichten und Sonderlogik. Die native Unterstützung gängiger Eingaben und Formate wie XML und XSL-FO hilft, vorgelagerte Systeme beizubehalten und den Integrationsaufwand zu begrenzen.
Welche Rolle spielt KI über die Vorlagenkonvertierung hinaus bei der CCM-Plattformumstellung?
KI kann Content-Produktion und Lokalisierungsprozesse beschleunigen und Teams helfen, schneller zu iterieren. Governance und Validierung stellen dabei sicher, dass Ergebnisse konform, nachvollziehbar und konsistent bleiben.
Welches Vorgehen empfiehlt sich als erster Schritt, wenn ein Risiko erkannt wird?
Führen Sie eine kurze, funktionsübergreifende Bewertung in IT, Security, Compliance und Kommunikation durch. Ziel ist es, Vorlagen und Logik zu inventarisieren, Souveränitätsanforderungen zu bestätigen, Lock-in-Punkte zu identifizieren und einen sinnvollen Pilotumfang zu definieren.
