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La dematerializzazione nell’archiviazione documentale per la Pubblica Amministrazione

I temi della digitalizzazione e della dematerializzazione sono oggi più che mai centrali. Hanno conquistato l’attenzione generale e sono diventati fondamentali per qualsiasi tipo di azienda. Tutti, dalle piccole start-up innovative ai colossi di ogni settore industriale, si stanno muovendo in questo senso ed anche il legislatore ha fatto, e sta facendo, passi decisivi.

Partiamo da una domanda quasi banale: perché è iniziata questa corsa inarrestabile?

Le motivazioni, in fondo, sono molto semplici e possiamo riassumerle così: passare dalla carta al digitale ha enormi vantaggi in termini di risparmi economici (attenzione: risparmi diretti e indiretti) e in termini di efficienza dei procedimenti amministrativi.

Ma non solo. Non è tutto qui.

Da questi dati di fatto, da questi vantaggi chiari, semplici e indubitabili, discendono infatti una serie di altre conseguenze positive, una serie di altre preziose opportunità che chi ha a cuore la salute e la crescita del proprio business non può ignorare. Farlo significherebbe restare al palo, auto-condannarsi all’inefficienza, dapprima, e infine alla scomparsa.

Ci concentreremo su questi “vantaggi collaterali” e sulle possibili enormi opportunità verso la fine di questo stesso articolo, ma è importante sottolineare fin da subito quanto sia prezioso e ormai irrinunciabile appoggiarsi ad aziende specializzate in servizi di dematerializzazione, per poterne affrontare tutti gli aspetti e sfruttarne al meglio le innumerevoli e diverse potenzialità, nella massima sicurezza.

Tra queste, Doxee ha un’esperienza più che decennale nel campo della digital transformation, ha da sempre il focus del suo business puntato verso un approccio customer-oriented e il più possibile su misura; inoltre ha un’altissima attenzione per tutti i temi della sicurezza. Non a caso ha già al suo attivo numerose collaborazioni con diverse amministrazioni pubbliche e con aziende di primo piano, sia sul versante del B2B (Business to Business), che su quello del B2C (Business to Customer).

In questo articolo ci concentreremo specificamente sul versante dei processi di digitalizzazione e dematerializzazione riguardanti l’archiviazione documentale nella Pubblica Amministrazione. Un versante davvero molto ampio, che impatta con decisione su quasi ogni tipo di business, sul sistema amministrativo ed economico in generale e che ha importanti e delicate ripercussioni anche sulla vita dei semplici cittadini. Quindi su tutti noi.

Ma, prima di tutto, crediamo sia importante fare un po’ di ordine, partendo dalle definizioni stesse di digitalizzazione e dematerializzazione. Attenzione: i due concetti, infatti, non sono sinonimi.

 

La dematerializzazione va oltre la semplice digitalizzazione

È importante sottolineare subito questo: digitalizzazione e dematerializzazione sono due concetti differenti, con due significati piuttosto diversi. Non si tratta solo di piccole sfumature di senso, ma di divergenze anche – e soprattutto – sul piano giuridico e operativo.

I processi di digitalizzazione, infatti, si riferiscono alla riorganizzazione e all’efficientamento dei procedimenti e dei servizi disponibili alle aziende e alla Pubblica Amministrazione, ai loro impiegati, agli utenti, ai cittadini, anche on-line, in maniera pienamente informatizzata.

La dematerializzazione, invece, è un concetto che si spinge oltre. Tramite i processi di dematerializzazione, infatti, è possibile eliminare completamente i documenti cartacei, in quanto gli omologhi digitali assumono un valore giuridico e probatorio completo.

Tutto questo – in base al formato documentale – può avvenire tramite firma elettronica o riferimento temporale. Con la dematerializzazione, ai documenti digitali si associano dei dati grazie ai quali questi possono essere ricercati e reperiti all’interno di un archivio digitale, che dev’essere sicuro al massimo grado, secondo i dettami di una conservazione a norma. Ecco che ritorna la fondamentale attenzione alla cyber security, che solo aziende specializzate in questo campo come Doxee possono fornire.

In Italia i processi di dematerializzazione hanno cominciato a diventare concreti a partire dal 2005, investendo dapprima proprio l’ambito della Pubblica Amministrazione. Nel paragrafo seguente vi forniremo una breve panoramica a riguardo.

 

La dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione – dal 2005 ad oggi

Il primo step nel percorso della dematerializzazione per la Pubblica Amministrazione coincide con il Decreto legislativo n.82 del 7 marzo 2005 (qui il testo completo), che è entrato in vigore nel corso del 2006 e ha sancito la nascita del cosiddetto Codice di Amministrazione Digitale (CAD), una rivoluzione radicale nel modo di gestire i documenti pubblici. A partire da questo Codice, tutti i documenti aventi rilevanza giuridica possono non essere più realizzati sul tradizionale supporto cartaceo, ma – finalmente – anche su supporti informatici.

Di più: la soluzione digitale viene ampiamente caldeggiata, visti gli enormi vantaggi ed i risparmi conseguenti.

A tal proposito l’art. 42 del CAD (che reca il titolo “Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni” recita che “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.”

Da quanto abbiamo scritto sopra è evidente quanto la bilancia del rapporto costi-benefici penda praticamente sempre (e sempre di più, con il passare del tempo) a favore del digitale. Dall’anno 2006 ad oggi il CAD è stato oggetto di ben 29 aggiornamenti; il più recente e significativo è quello del Decreto Legislativo del 13 dicembre 2017, n. 17 (qui il testo completo).

Non è poi da sottovalutare l’enorme tema della fatturazione elettronica, che riguarda ormai sempre più realtà aziendali e singoli contribuenti (abbiamo dedicato un intero articolo, in questo stesso blog, alle novità sulla fatturazione elettronica relative al 2019; lo trovate qui).

Insomma, la macchina si è messa in moto. Certo, con tutte le lentezze che – purtroppo – affliggono l’apparato amministrativo e burocratico italiano. In questo senso la strada da fare è ancora molto lunga, per quanto sia già ben segnata. Molte sono ancora le inefficienze.

Luci e ombre, insomma, che appaiono molto chiare – giusto per fare un esempio – nel recente rapporto Anitec-Assinform “Il mercato digitale in Italia” (uscito nel 2018). Secondo quest’ultimo, infatti, il livello di digitalizzazione del nostro ecosistema economico nazionale (e dunque anche di quello della PA) è ancora ben lontano dagli standard europei. Ma ci sono anche segnali certamente positivi: solo nel 2017, il mercato digitale in Italia è cresciuto del 2,3%, continuando nel 2018 con un 2,3%. E l’andamento positivo, secondo le proiezioni, dovrebbe confermarsi nei prossimi anni con una crescita del 2,8% nel 2019 e del 3,1% nel 2020.

Un quadro di luci e ombre, appunto; spesso composto di casi assolutamente virtuosi, che però rischiano di rimanere isolati, in assenza di un’adeguata cornice più ampia e sistematica. Una cornice globale virtuosa che tutti i settori produttivi (oltre a quelli amministrativi e legislativi) devono contribuire a comporre e consolidare. Soprattutto perché i vantaggi, su tutti i fronti, sono molti, evidenti e con ricadute in tempi sia brevi che lunghi.

Nel paragrafo conclusivo di questo articolo, il seguente, ne individueremo alcuni decisivi.

 

I decisivi vantaggi del passaggio alla dematerializzazione

Riassumendo: con la dematerializzazione il documento elettronico sostituisce il documento cartaceo. Lo strumento di firma digitale prende il posto della firma autografa. La posta tradizionale viene sostituita dalla posta elettronica ordinaria e (ancora più importante) la Posta Elettronica Certificata (PEC) ricopre il ruolo che in passato avevano la posta raccomandata A/R e il fax.

Infine – e questo punto è davvero centrale – l’archivio informatico sostituisce il tradizionale, ingombrante, costosa e scomodo archivio cartaceo.

A questo punto già s’intuisce come il confronto sul piano dell’efficienza e dei costi economici non lascia spazio a dubbi. La gestione digitale vince su quella analogica su tutti i fronti. La conservazione cartacea dei documenti, infatti, è eccessivamente onerosa. La carta, banalmente, occupa spazio (che spesso si tramuta a sua volta in costi di gestione di questo spazio), è soggetta ad usura.

È facile smarrire un documento fisico e, ancor più facile, è che in esso si annidino errori ed inesattezze, che si possono scovare solo con grande fatica. Le difficoltà di condivisione di un foglio di carta sono grosse e ancor più importanti diventano se l’interesse è quello di condividerne solo una parte. Per non parlare poi delle tempistiche elevate di ricerca e della mancanza di trasparenza.

Una corretta e, ci teniamo a sottolinearlo, sicura gestione digitale diminuisce drasticamente i tempi di ricerca, riduce moltissimo la possibilità di errori, rende molto facile la condivisione (totale o parziale), offre inedite garanzie di trasparenza, ma permette anche di sfruttare il proprio archivio documentale a diversi livelli, prima impensabili. Si pensi, ad esempio, a tutto quello che si può innescare tramite delle oculate analisi dei big data, per un miglior dialogo con i propri utenti, e per mettere in pista (spostandosi su un lato più aziendale) efficaci azioni di marketing o customer care data-driven.

Insomma: vantaggi e opportunità enormi che riguardano tutti e che possono essere modulati sulle diverse realtà e strutture del proprio business.

Sempre, naturalmente, affidandosi ad aziende che hanno la competenza, la professionalità e – diremmo – l’intelligenza di saper gestire in maniera efficace ed elastica questi processi, che possono assumere dimensioni anche molto ponderose.

Tramite le piattaforme Doxee, ad esempio, sono state gestite ben 82 milioni di fatture nel solo primo trimestre del 2019. Un dato che parla da sé.

 

Scopri tutti i vantaggi della dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione nel nostro whitepaper. Download gratuito.

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